Устройствен правилник на район Панчарево

Част първа

 

УСТРОЙСТВЕН ПРАВИЛНИК

НА РАЙОН „ПАНЧАРЕВО”

 

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Чл.1. С настоящия правилник се определят организацията, редът на дейност и функциите на СО-Район "Панчарево", както и неговите организационни структури и административни звена.

Чл. 2. /1/ СО - Район " Панчарево " е второстепенен разпоредител с бюджетни средства със седалище – 1137 гр. София, с. Панчарево, ул. "Самоковско шосе" N 230.

/2/ СО - Район "Панчарево" е организиран в отдели, които подпомагат Кмета на Района при осъществяване на правомощията, осигуряват технически дейността му и извършват функции по административното обслужване на физически и юридическите лица.

Чл. 3. В рамките на предоставената му компетентност Район "Панчарево" осъществява следните функции:

- опазване и управление на общинското имущество;

- устройство на територията на Района;

- управление на общинската собственост, жилищния фонд и регистрация и контрол на търговската дейност;

- организиране   на   предучилищно   възпитание,   начално,    основно   и   средно образование;

- организиране на спортни и социални дейности;

- култура, вероизповедание и културно-историческо наследство;

- благоустрояване, инженерна инфраструктура, строителство;

- контрол върху извършваното строителство;

- опазване   на   околната  среда,   зелената   система, развитие на спорта, отдиха и туризма от районно значение;

- обществен ред, защита на населението и поддържане на

отбранително-мобилизационна готовност и управление при бедствия;

- административно обслужване на населението.

Чл. 4. /1/ Дейността на районната администрация се осъществява в изпълнение на действащите законови и подзаконови нормативни актове.

/2/ При осъществяване на дейността си Районната администрация се ръководи от принципите на законност, откритост, достъпност, отговорност и координация. /чл.4 – 13 а от АПК/.

 

 

 

Глава втора

ПРАВОМОЩИЯ НА КМЕТА НА РАЙОНА

 

Раздел І

Общи положения

 

Чл.5. /1/ Кметът на Района ръководи и отговаря за провеждането на общинската политика в Районната администрация.

/2/ Кметът на Района представлява СО-Район "Панчарево".

Чл.6. Кметът на Района осъществява функции, предоставени му със ЗМСМА, други действащи нормативни актове, както и тези делегирани му от Кмета на Столична община.

Чл.7. /1/ При осъществяването на дейността си и при изпълнението на правомощията си Кметът на Района се подпомага от заместник-кметове, осем кметове на кметства и един кметски наместник.

/2/ Кметът на Района назначава заместник - кметове.

/3/ Определен заместник-кмет замества кмета на Района, когато същият е в отпуск, командировка или отсъства по други уважителни причини, след изрично упълномощаване.

/4/ Кметът на Района определя със заповед функции на заместник-кметовете, съгласно приетата от Столичен общински съвет структура на Района.

Раздел II

Правомощия на Кмета на Района

 

Чл. 8. Съгласно чл.46 от Закона за местното самоуправление и местната администрация Кметът на Района осъществява следните функции:

- изпълнява бюджета на общината в частта му за Района;

- изпълнява правомощията си по Закона за устройство на територията;

- организира     провеждането   на     благоустройствени,     комунални     и други мероприятия, финансирани от бюджета на СО, както и предприема действия за опазване на околната среда;                   

- координира   и   контролира   дейността   на   административните   служби   на територията на района;

- упражнява правомощия по непосредствено управление и

опазване на обекти общинска собственост, определени от СОС

по съответния ред;

- упражнява   правомощията   на   работодател   в   качеството му   на   орган   по назначаване, съгласно ЗДСл или страна по трудовото

правоотношение по КТ на служителите на Районната администрация;

- упражнява правомощията на орган по настойничество и попечителство;

- води регистър по гражданско състояние и изпраща актуализирана информация към ТЗ „ГРАО";                                                                          

- осигурява опазването на обществения ред и упражнява правомощията си, предвидени в чл.70,72,80,81,83,85,87 от ЗМВР за територията на Района до пристигане на полицейския орган;

- организира и ръководи защитата на населението на територията на Района при бедствия и аварии;

- съгласува работното време на стационарни търговски обекти на територията на Района;

- осъществява   функции   на   административнонаказващ   орган,   в   рамките на делегираните му правомощия от кмета на СО и действащите нормативни актове;

- назначава, съгласно действащото законодателство съответните експертни съвети и районни комисии, както и утвърждава, парафираните им за законосъобразност решения;

- осигурява административното обслужване на физически и юридически лица;

- упражнява правомощията на орган по жилищно настаняване по ЗОС и наредбите на СОС;

- организира мероприятия по социално подпомагане на гражданите в Района;

- изпълнява и други функции, възложени му със закон или друг нормативен акт или заповед на Кмета на Столична община.

Чл. 9. В рамките на своята компетентност Кметът на Района утвърждава правилник за устройството и дейността на Районната администрация и длъжностни характеристики.

     Раздел III

Правомощия на заместник-кмет

Чл.10. Заместник-кметът ръководи, включително планира, организира, контролира и координира административните звена, съгласно определените му функции.

Чл.11. Ръководи работата на непосредствено подчинените му служители от Районната администрация.

Чл.12. Заместник-кметът, съгласно чл.39, ал.2 от ЗМСМА замества Кмета в негово отсъствие и изпълнява задълженията по чл.8 и чл.9 от Правилника.

 

Глава трета

ПРАВОМОЩИЯ НА СЕКРЕТАРЯ НА РАЙОНА

Раздел I

Общи положения

 

Чл. 13. /1/ Секретарят на Районната администрация се назначава от Кмета на Района, в изпълнение на разпоредбите на ЗМСМА, ЗА и ЗДСл.                     

/2/ Секретарят на Района ръководи, координира и контролира функционирането на Районната администрация за точното спазване на нормативните актове, съгласно чл. 8 от ЗА.  

                                     

Раздел ІІ

Правомощия

 

Чл.14. Секретарят на района:

-организира дейността на Районната администрация, посредством изготвяне на вътрешни правила и осъществява контрол върху дейността на служителите;

-отговаря за условията на работа на РА и за организационно-техническото обслужване и обзавеждане на съответните звена;

-организира звеното за административно обслужване, документооборота и архива в Района;

-отговаря     за     дейността     на     службите     по     гражданско     състояние и административното обслужване на физически и юридически лица;

-отговаря за поддържането в актуално състояние на избирателните списъци;

-отговаря и контролира работата по жалби и предложения на гражданите;

-координира и контролира дейността във връзка с управлението на общинската собственост;

-координира и контролира дейността по отбранително-мобилизационната подготовка и привеждането на РА в по-висока степен на готовност;

-изпълнява допълнителни функции, възложени му от Кмета на Района.

Глава четвърта

СТРУКТУРА НА РАЙОН „ПАНЧАРЕВО“

Раздел I

Общи положения

 

Чл. 15. /1/ СО-Район "Панчарево" е структуриран в отдели и кметства, подчинени на Кмета на Района, заместник - кметовете и секретаря.

/2/Общата   численост   на   персонала   в   организационните   структури   и административните   звена на Района   е   определена съгласно утвърдената   структура с Решение № 177/25.02.2016 г. на СОС.

/3/Числеността на държавните служители е част от общата численост на Районната администрация съгласно ЗА и НПКДА.

Чл. 16. /1/ Администрацията на Района е обща и специализирана.

/2/ Общата администрация подпомага Кмета на Района и осъществява

функции по административното обслужване на физически и юридически лица на територията на Района.                                                          

/3/Специализираната администрация подпомага и осигурява осъществяването на правомощията на Кмета на Района.

Чл. 17. /1/ Длъжностите в Районната администрация са ръководни, експертни и технически.

/2/ Наименованията на длъжностите в Районната администрация, начините и критериите за заемане на длъжност се определят съобразно ЗДСл, КТ, ЗА, НПКДА и другите действащи нормативни актове.

Раздел II

Структура

 

Чл. 18. Общата администрация е разпределена в отдели, както следва:

-Финансов контрольор;

-Финанси и счетоводство;

-Управление на общинската собственост, жилищния фонд и регистрация и контрол на търговската дейност;

-Правно-нормативно обслужване и ЧР;

-Административно и информационно обслужване;

-Отбранително-мобилизационна подготовка и УБ.

Чл. 19. Специализираната администрация е разпределена в отдели, както следва:

- Устройство на територията и кадастър;

- Контрол по строителството;    

- Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология;

- Образование, култура, социални дейности и спорт.

Раздел III

Обща администрация

 

Чл.20. Финансов контрольор:

/1/ Финансовият контрольор изпълнява функции по упражняване на вътрешен финансов контрол като:

- упражнява постоянен ефективен предварителен, текущ и последващ вътрешен финансов контрол за законосъобразността на изготвените документи и действия, свързани с финансовата дейност на Района;

- осъществява проверки чрез попълване на контролни листове за извършване на предварителен контрол, като следи за прикрепването им към всяко досие за задължение или разход.

Чл. 21. Отдел "Финанси и счетоводство” е на подчинение на ресорния зам.кмет и пряко се ръководи от главния счетоводител, като се състои от старши експерт, счетоводители, ст.специалисти /касиер по приходите и касиер-платец/.

Чл.22. Главният счетоводител организира финансовата дейност, вътрешния счетоводен контрол и счетоводството на Района, като:

- отчита приходите и разходите на бюджета;

- участва в изготвянето на проекта на бюджета на района;

-извършва   текущ   и   последващ   контрол   по   своевременното  

завеждане   на счетоводните операции и разходването на бюджетните

кредити;

- изготвя параграфни книги за касовото изпълнение на бюджета по приходите и разходите съгласно образец от МФ;                                  

-изготвя   ведомости   за   заплати   и платежни документи   за   осигуровки   върху заплатите на работниците и служителите;                

- води отчетност на всички дълготрайни активи;

- изготвя текущ и годишен счетоводен отчет и приложенията към тях, както и годишен отчет за касовото изпълнение на бюджета;

- организира съхранението и ползването на счетоводната информация;

- организира ежемесечното събиране и превеждане на приходите от наеми и такси;

- организира превеждането на средства за общинските детски заведения

и за учебните заведения;

- упражнява   контрол   по   спазване   на   финансово-бюджетната   и   платежна дисциплина в общинските детски и учебни заведения;

- подготвя проект за бюджет за следващата година;

- извършва инвентаризация;

- извършва административни услуги съгласно действащата нормативна база.

Чл. 23. Отдел "Управление на общинската собственост, жилищния фонд и регистрация на търговската дейност" е на подчинение на Секретаря на Района и се състои от началник отдел, старши експерти, старши юрисконсулт.

Чл.   24. "Управление   на   общинската   собственост, жилищния фонд и регистрация на търговската дейност” :

/1/     "Управление на общинската собственост":

-издирва, проучва и комплектова документите, доказващи собствеността на общината и съставя актове за общинска собственост;

- издирва и завзема общински имоти;

-води регистри на имотите общинска собственост;

-отписва имотите, неправилно актувани като общинска собственост, както и тези, на които е отпаднало основанието за актуване;

- съхранява и допълва досиета за имотите общинска собственост;

- обработва и докладва преписки за отдаване под наем на имоти – общинска собственост, за подготвяне на заповедите и договорите, свързани с тях, на отдел „Правно-нормативно обслужване и ЧР“;         

- издава удостоверения за наличие или липса на АОС, АДС до 1996г. и за общински характер на имоти;

- подготвя процедурите по продажба на общински жилища;

- дава становища до СО и СОС по разпоредителни сделки с общински имоти;

- координира и контролира процедурите, предвидени по ЗУТ, касаещи имотите общинска собственост;

- извършва контрол по стопанисване на общинските имоти;

- организира изпълнението на заповеди за изземване на общински имоти;

- изготвя справки и издава удостоверения по молби на физически и юридически лица, въз основа на документи за собствеността и ползването на имотите,;

- проверява молби-декларации по обстоятелствени проверки на имоти.           /2/"Жилищен фонд":

- обработва и докладва преписки за отдаване под наем на имоти общинска собственост;

- извършва контрол по стопанисване на общинските жилищни имоти;

- организира изпълнението на заповеди за изземване на общински жилищни имоти;

- изготвя споразумения към договори и предизвестия за прекратяването им;

- води   картотека   на   крайнонуждаещи   се   граждани,   както   и   на   такива   с многогодишни жилищноспестовни влогове;

- подготвя преписки за определяне група за жилищна нужда на граждани;

- окомплектова преписки и подготвя настанителни заповеди за наемане на общински жилища;

- изготвя справки и издава удостоверения по молби на физически и юридически лица, настанени или картотекирани за настаняване в общински жилища;

- обработва и докладва преписки на Комисията по жилищна политика.

/3/ „Регистрация на търговската дейност”:

- приема, окомплектова и обработва преписки за съгласуване работното време на стационарни търговски обекти;

- приема, окомплектова, обработва и изпраща в СО заявления за търговия на открито;

- води регистър за търговските обекти на територията на района;

- води регистър на туристическите обекти на територията на Района;

- подготвя разрешителни за търговия на открито;

- осъществява контрол по Закона за туризма и наредбите на СОС,   касаещи търговската и туристическа дейност и при установени нарушения сезира компетентните органи;

-извършва проверки на търговски обекти в района, участва в съвместни проверки с органите на Столичен инспекторат и МВР на търговските обекти;

-изготвя мотивирани откази.

Чл. 25. Отдел "Правно-нормативно обслужване и ЧР“" е на подчинение на Секретаря на Района и се състои от Главен юрисконсулт – ръководител на отдела, юрисконсулти и Главен специалист „ЧР”.

Чл. 26. Главният юрисконсулт, като ръководител на отдела, организира дейността и работата на отдел "Правно-нормативно обслужване и ЧР".

Чл. 27. /1/ "Правно-нормативно обслужване":

- осъществява   процесуално   представителство   пред   съдилищата   и   други юрисдикции;

- изготвя проекти за договори, заповеди и административни актове;

- оказва съдействие на служителите в Районната администрация по

отношение спазване на законовите разпоредби и оформянето на

издаваните документи;

- дава мнение по договори;

- изготвя становища по правни казуси;

- съгласува заповедите, договорите и други документи от дейността на районната администрация;

- дава мнение по прилагането на нормативните актове;

- осигурява входяща и изходяща кореспонденция по съдебни дела;

- изготвя актове по настойничество и попечителство;

- изготвя проекти за актове и наказателни постановления;

- води регистър за делата;

- издава удостоверения на базата на съществуващи документи;

- осъществява контрол по наредбите на Столичния общински съвет, свързани с опазване на обществения ред;

- подготвя необходимата документация за провеждане на търгове и конкурси, процедури по ЗОП;

- подготвя решения по Закона за достъп до обществена информация;

- следи за промени в нормативната база и информира служителите за тях.

/2/ Гл.специалист "Човешки ресурси":

- изготвя документи по трудовите и служебни правоотношения на работниците и служителите в Районната администрация;

- изготвя   документи /УП-1/за пенсиониране на служителите от

администрацията;

- организира дейности за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд;

- съхранява и поддържа досиетата по трудовите и служебни правоотношения на работниците и служителите в районната администрация.

- извършва регистрация на трудовите договори в НАП.

Чл. 28. Отдел „Административно и информационно обслужване” е на подчинение на Секретаря на Района и се състои от началник отдел, главни специалисти, старши специалисти, специалисти, технически сътрудници, изпълнители-чистачи.

Чл. 29. Отдел „Административно и информационно обслужване”:

/1/ звено "ЕСГРАОН и гражданско състояние":

- поддържа картотечните регистри;

- осъществява и поддържа връзка с Национална база данни „Население”;

- обновява и поддържа Локална база данни „Население”, като периодично изпраща образци „ЕСГРАОН” за актуализация;

- поддържа и подновява териториалния класификатор на улиците в района;

- заявява до ТЗ „ГРАО” издаването на нов или смяна на вече издаден ЕГН;

- съставя ЛРК на граждани, чийто постоянен адрес е на територията на Района и на чужди граждани с разрешено постоянно пребиваване;

- оказва съдействие на следствени служби, съд, прокуратура и др. в отговор на техни искания;                                                                      

- приема и обработва заявления за постоянен и настоящ адрес;

- издава всички предвидени в Закона за гражданска регистрация удостоверения от регистъра за населението;

- създава, поддържа и съхранява регистрите по гражданско състояние;

- издава дубликати и преписи от актовете по гражданско състояние;

- обработва и пресъставя документи по гражданско състояние на български граждани, съставени в чужбина;

- ежегодно в определения от закона срок приключва регистрите по гражданско състояние и съставя азбучник към тях.                              

/2/ "Звено за административно обслужване":

- приема и регистрира входящата кореспонденция от физически и юридически лица, вътрешната кореспонденция;

- съдейства на гражданите при окомплектоване на подаваните преписки;

- връща неподадени в срок или нередовни документи;

- разпределя и насочва кореспонденцията към адресатите;

- регистрира изходящата кореспонденция на Районната администрация и я изпраща по предназначение;

- поддържа непрекъсната връзка със СО чрез електронния комуникатор.

/3/”Учрежденски архив”:

- приема, регистрира и съхранява всички административни актове на района;

- извършва справки по подадени искания от служители и граждани;

- съдейства на постоянно действащата комисия за извършване оценка на

ценността на съхраняваните архивни единици.

Чл. 30. „Отбранително-мобилизационна подготовка и управление при бедствия" се състои от старши експерт, който е подчинен на Секретаря на Района.

Чл.   31. "Отбранително-мобилизационна подготовка и УБ":

-разработва и актуализира план за защита при бедствия за територията на Района-земетресения, пожари, наводнения, терористични действия, разработва план за защита при земетресения, план за защита при пожари, план за защита при наводнения, план за защита при терористични действия;

- разработва и актуализира план за привеждане от мирно във военно положение и провежда мероприятия по подготовка за работа във военно време;

- разработва и актуализира военновременния план на Район "Панчарево";

- координира и контролира подготовката за работа във военно време;

- поддържа пункта за управление в техническа изправност;

- организира подготовката на ръководния състав за привеждане на

Района от мирно във военно положение и за изпълнение на дейности по защита при бедствия;

- подпомага при необходимост "Гражданска защита";

- организира денонощно дежурство за поддържане готовността на

Района за оповестяване при привеждане на страната от мирно във военно положение и при бедствия;

-поддържа регистратурата за класифицирана информация;

- води документите в регистратурата за класифицирана информация;

-води на отчет случаите на нерегламентиран достъп до материали и документи, съдържащи класифицирана информация и взетите мерки;

- организира и осъществява контрол по военновременни задачи.

                                                                 

                                    Раздел ІV        

                             Специализирана администрация

Чл. 32. /1/.Главният архитект е на пряко подчинение на Кмета на Района със следните правомощия:

- провежда и контролира дейностите по устройство на територията, съгласно правомощията дадени му от ЗУТ и други, делегирани му от Кмета и Главния архитект на Столична община;

- издава разрешения за строеж и преустройство;

- възлага задачи и контролира дейността на служителите от Отдел "Устройство на територията и кадастър", изпълняващи функции, свързани с устройство на територията;

- организира и председателства работата на Районния експертен съвет по устройство на територията.

/2/. На пряко подчинение на Главния архитект са главен специалист и младши експерт.

Чл. 33.Отдел "Устройство на територията и кадастър" е на подчинение на зам.кмета и под методическото ръководство на главния архитект

на Района. Състои се от началник отдел, старши експерт, главни специалисти.

Чл. 34. Отдел "Устройство на територията и кадастър":

/1/„Устройство на територията“:

- издава удостоверения за факти и обстоятелства за съществуващи

сгради и съоръжения на територията на Района;

- провежда процедури по обявяване на общите и подробни устройствени планове и техните изменения;

- окомплектова и изпраща за нанасяне преписки за попълване и промени в регулационни планове;

- издава справки по подробните устройствени планове;

- извършва промени и допълнения по административната карта на района;

- след разпореждане на Гл.архитект на Района подготвя за одобряване инвестиционни проекти;

- заверява   протоколи   за   откриване   на   строителна   площадка   и даване   на строителна линия;

- поддържа информационна система по подробните устройствени

планове;

- проверява и заверява молби за делби на поземлени имоти;

- подготвя преписки за издаване на заповеди и издава удостоверения по чл. 13 ППЗСПЗЗ;

- издава удостоверения за реституционни претенции;

- извършва проверки по плановете на новообразувани имоти и издава удостоверения;

- подготвя преписки за придобиване и възстановяване на собственост по планове на новообразувани имоти;

- осъществява кореспонденция и издава удостоверения за административен адрес;

- извършва проверки по молби-декларации за обстоятелствени проверки за имоти на територията на Района.

/2/Кадастър:

-извършва услуги по подадени в СГКК заявления за поправка и попълване на кадастрални основи от физически и юридически лица;

-заявява и получава скици за имоти - общинска собственост от СГКК;

-извършва проверки за наличие на одобрени архитектурни проекти за сгради общинска собственост и такива, в които общината е в съсобствени отношения;

-при констатирани наличия на арх. проекти, изпраща заверени копия до ГИС „София“ за изготвяне на схеми на отделните обекти за отразяване в СГКК;

-при липса на одобрени архитектурни книжа, възлага изготвянето им и изпраща същите в ГИС „София“ за изготвяне на схеми, които след получаване изпраща в СГКК за нанасяне;

-получава заповеди и уведомления от СГКК за отстраняване на непълноти и грешки от СГКК извършва проверки, набавя необходимите налични такива в Районната администрация и ги предоставя на СГКК;

-изготвя отговори на сигнали, жалби и молби на граждани и юридически лица;

-извършва проверки на подадените за отразяване АОС в СГКК и в случай на неотразяването им, изисква такова и издаване на актуални скици.

Чл.35.Отдел „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология” е под ръководството на зам.кмета на Района. Състои се от Главен инженер, който ръководи отдела, старши експерти, мл.експерти, гл.специалист, старши специалист.

/1/ „Инженерна инфраструктура”:

-подготвя необходимите документи за съгласуване и одобрява инвестиционни проекти за обекти от инженерната инфраструктура;

-контролира извършването на планови и аварийни ремонти от страна на фирми, дружества и частни инвеститори на територията на района;

-планира и контролира ремонтите на пътната инфраструктура;

-планира и контролира строително-ремонтните дейности за общинските обекти;                                                                                        

/2/ ”Благоустройство и екология”:

-организира процедури по преценяване на влиянието върху околната среда на обекти, проекти и дейности, които не подлежат задължителен ОВОС;

-води регистър на домашните любимци;

-води регистър на пчелните семейства;

-води регистър на превозните средства с животинска тяга;

-изготвя актове при констатирани нарушения на Наредба за изграждане, поддържане и опазване на зелената система на СО;

-поддържа зелените площи на територията на Района и упражнява контрол за опазването им.

Чл.36. Отдел „Контрол по строителството” се ръководи от зам.кмета. Състои се от началник отдел, старши експерт, младши експерт и главни специалисти.

Чл.37. Отдел „Контрол по строителството” извършва своите функции като:

- упражнява контрол относно законността на строителството на територията на Района, в съответствие с одобрените строителни книжа;

- съставя и изпраща в Дирекция „ОСК“ констативни актове за образуване на административно производство за спиране, забрана за ползване, премахване на строежи и преместваеми обекти по ЗУТ;

- съставя актове за административни нарушения по ЗАНН;

- обявява, връчва констативни актове, актове по ЗАНН, наказателни постановления и заповеди на Дирекция „ОСК“ за спиране, забрана за ползване, премахване на строежи и преместваеми обекти;

-осъществява контрол, съставя констативни протоколи, актове за административни нарушения и проекти на наказателни постановления и връчва наказателни постановления по Наредбата за изграждане на елементите на техническата инфраструктура и гаранциите при строителството им на територията на СО.

-упражнява контрол по отношение изпълнението на заповедите на Кмета на СО и Директора на „ОСК“ по ЗУТ;

- участва в принудително изпълнение на заповеди на ДНСК;

-организира принудително изпълнение на заповеди на Дирекция „ОСК“ за премахване на незаконни строежи;

- съставя констативни протоколи за строежи І, ІІ и ІІІ категория и ги изпраща в ДНСК;

- организира проверки и подготвя административни преписки за освидетелстване на сгради, застрашени от самосрутване;

- поддържа всички регистри за „КС“, съгласно Закона за устройство на територията.

Чл. 38. Отдел "Образование, култура, социални дейности и спорт" се състои от старши експерти. Ръководи се от заместник-кмета по образование, култура, спорт и интеграция.

Чл. 39. Отдел " Образование, култура, социални дейности и спорт ":

- координира дейността на общинските детски, учебни заведения, детски ясли и обслужващите звена на територията на Района с цел организиране на нормален учебно-възпитателен процес, в съответствие с изискванията на ЗНП, ППЗНП и ЗНЗ;

- оказва методическа помощ на учебно-възпитателните заведения;

- организира   и   участва   в   работата   на   Местната   комисия   за   борба   с противообществените прояви на малолетни и непълнолетни;

- организира и координира спортно - туристическата дейност на територията на района;

- организира   и   координира   културни,   спортни   и   религиозни   празници на територията на Района;

-контролира дейността на читалищата на територията на Района;

-организира и координира социални дейности на територията на Района.

Чл.40. Кметствата на територията на района извършват административни услуги на гражданите по гражданско състояние и ЕСГРАОН, като служителите по административно обслужване са подчинени на началник отдел „АИО“.                                 

Глава пета

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА НА СО - РАЙОН

„ПАНЧАРЕВО”

 

Чл. 41. В съответствие с настоящия Правилник се организира работата на Районната администрация.

Чл. 42. В структурата на Района са записани длъжностите, които са определени за заемане по служебно правоотношение и трудово правоотношение.

Чл. 43. В длъжностното разписание са отразени:

- изискуемата   образователна   степен   за   заемане   на   всяка   длъжност   в администрацията според разпоредбите на ПМС № 67 от 24.04.2010 г., ПМС № 129/2012г. и Наредбата   за   прилагане   на   Класификатора   на   длъжностите   в администрацията и утвърдената с Решение № 177, т.1 по Протокол № 9 от 25.02.2016 г. на СОС Структура на Район „Панчарево”;  

- придобитата степен и съответстващия ранг.                                     

Чл. 44. Служителите, на които е поверено да ръководят структурни звена организират, планират, контролират, отчитат и отговарят за дейността на поверените им отдели.

Чл. 45. Държавните служители и лицата, работещи по трудово правоотношение в Районната администрация отговарят пред прекия си ръководител за извършената от тях работа.

Чл. 46. /1/ Работното време на СО - Район "Панчарево" е от 8.30 до 17.00 часа.

/2/ При необходимост служителите са длъжни да изпълняват задълженията си и след изтичане на работното време, съгласно КТ и ЗДС.

Част втора

ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И РАБОТАТА С ДОКУМЕНТИ, СВЪРЗАНИ С АДМИНИСТРАТИВНИТЕ ДЕЙНОСТИ И С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ НА ФИЗИЧЕСКИ И ЮРИДИЧЕСКИ ЛИЦА В РАЙОН „ПАНЧАРЕВО“

 

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел І Общи положения

Чл.47. Тези правила уреждат организацията на обмена на документи в СО - Район “Панчарево” и имат за цел да осигурят унифицирано, бързо и качествено извършване на деловодните операции, куриерската дейност, включително и дейностите по сроковия контрол, както и да определят изискванията към служителите във връзка с деловодната дейност и съхраняването на документи в районния архив.

Чл.48. Предмет на правилата са:

Създаването и оформянето на организационно-разпоредителни документи, общо-административните документи, както и документите на специализираната администрация;

Организацията на работата с документите – приемане, разпределяне, регистриране, насочване, доставяне и запазване;

Информационна дейност и дейност свързана със сроковия контрол;

Изисквания към служителите, свързани със деловодната дейност;

Регистриране, подреждане и съхраняване на документите в деловодството на район “Панчарево”;

Обработка и запазване на документи, съхранявани от служителите в района, на които е било възложено съставянето им.

Организация на работата с документи, свързана с дейностите по административното обслужване на физически и юридически лица в районната администрация.

Чл.49. Правилата регламентират работата с входящата, изходящата и вътрешноведомствената документация.

Чл.50. Не са предмет на тези правила работата с документи, съдържащи класифицирана информация, финансово-счетоводни документи, електронно-подписани документи, както и тези, включващи лични данни, съгласно Закона за защита на личните данни.

Чл.51. Информационно-деловодната дейност в район “Панчарево” обхваща:

Деловодната и информационно-деловодната дейност свързана с регистриране на документи от и за граждани и учреждения се осъществява от звено за административно обслужване (деловодство).

Кметствата в населените места на Район “Панчарево” извършват самостоятелна деловодна дейност – незабавно регистрират своя документооборот в деловодната система „АКСТЪР-ОФИС”. В кметство село Плана се ползва нарочен дневник за това. При регистрация на кореспонденцията в деловодството на районната администрация за и от кметствата се използва префикс за съответното кметство, посочен в Приложение № 1 към Указания за прилагане на идентификационната схема на документите от 01.01.2016 г. на Столична община, както следва:

За кметство с. Герман префиксът е КГР16;

За кметство с. Железница префиксът е КЖЕ16;

За кметство с. Лозен префиксът е КЛН16;

За кметство с. Кривина префиксът е ККВ16;

За кметство с. Долни Пасарел префиксът е КДП16;

За кметство с. Кокаляне префиксът е ККЛ16;

За кметство с. Бистрица префиксът е КБР16;

За кметско наместничество с. Плана префиксът е КНП16;

За кметство с. Казичене префиксът е ККЕ16;

Чл.52. /1/ Звеното за административно обслужване /ЗАО/ осъществява своята дейност съобразно:

Настоящите правила;

Идентификационната схема на документите от 01.01.2016 г. на Столична община за организация на информационно-деловодната дейност и работа с документи на хартиен носител свързани с административните дейности и с административно обслужване на физически и юридически лица в СО и районните администрации, утвърдена със Заповед № СО15-РД-09-1371/13.11.2015 г. на Кмета на СО, наричана по-нататък «Схемата на документите»;

Изискванията на Единната държавна система за деловодство;

Наредба за административното обслужване;

Заповеди относно административно-деловодната дейност, издадени от кмета на район “Панчарево”.

Изискванията на деловодната система „АКСТЪР-ОФИС” за регистриране и контрол на документите;

/2/ ЗАО въвежда и поддържа следната информация в деловодната система за документооборота и управление на документалния поток:

а) префикс, регистрационен индекс и пореден номер на входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция;

б) кореспондент, регистрационен индекс и дата;

в) описание (тип ) на документа;

г) информация за съдържанието („Относно”)

д) адресат;

е) резолюция;

ж) изпълнител;

з) срок на изпълнение (ако има такъв)

и) самите документи в сканиран вид, както и всички приложения към   тях.

/3/ Не подлежат на регистрация в деловодната програма следните документи:

Периодични печатни издания

Анонимни писма и сигнали

Финансово –счетоводни и статистически документи /регистрират

се само придружителните писма към тях/

Лична кореспонденция

Чл.53. /1/ Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, се ръководят в своята дейност от нормативните разпоредби, утвърдените длъжностни характеристики, разпоредбите на Идентификационната схема на документите от 01.01.2016 г. на Столична община за организация на информационно-деловодната дейност и работата с документи на хартиени носители свързани с административните дейности и с административното обслужване на физически и юридически лица в столична общинска администрация и в районните администрации, утвърдена от Кмета на СО, и настоящите правила.

/2/ Категорично се забранява на длъжностните лица от деловодството да запознават със съдържанието на служебни документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях, спазвайки принципа             „Необходимо да знае.“      

Раздел ІІ

Основни изисквания към ръководството на район “Панчарево” и служителите във връзка с информационно-деловодната дейност

Чл.54. Ръководителите и служителите на район “Панчарево” са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези правила.

Чл.55. За правилното протичане на деловодната дейност ръководителите на структурите в района са длъжни:

Да осигурят запознаването на новопостъпилите служители с тези правила;

Да следят за правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигурят своевременното им отчитане.

Чл.56. Във връзка с правилното приемане, регистриране, движение и съхраняване на документите всички служители са длъжни:

След първоначална резолюция от кмета на района - да приемат и предават документите и отговорите по тях само чрез деловодството;

Да връщат в деловодството предадената им нерегистрирана или неправилно резолирана до тях кореспонденция и други документи за правилно регистриране и насочване;

Да съхраняват комплектованите преписки, в резултат на които са изготвили вътрешни документи и да ги предават в архива на района в законоустановения срок.

Чл.57. Във връзка с подготовката и създаването на документите всички служители са длъжни да спазват утвърдените изисквания за съставянето им.

Чл.58. За осигуряване на правилното класиране и обвързване на преписките всички служители са длъжни:

На отделни редове в началото на всеки документ, по вече образувана преписка, да вписват номера на писмото, на което се отговаря – На Ваш № ...../дата и номера, под който преписката е регистрирана в деловодната система – Наш №.../дата;

В реквизит “Относно” на всеки изходящ документ да описват накратко основното съдържание на документа (това изискване не се отнася за писма с кратко съдържание);

Вписването на регистрационен индекс с входящ или изходящ номер се извършва само от служителите в деловодството.

Глава втора

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ПРИ ДЕЛОВОДНОТО ОБРАБОТВАНЕ НА ВХОДЯЩА, ИЗХОДЯЩА И ВЪТРЕШНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

 

Раздел І

Последователност на деловодните операции

Чл.59. Основните деловодни операции по входящите документи се извършват при следната последователност:

Получаване и първоначална проверка на документите за окомплектованост, съгласно изискванията.

Регистриране на подлежащите на регистрация документи в деловодната система и поставяне на щемпел с регистрационния индекс и датата върху документа на хартиен носител.

Изпращане на регистрираните документи към Кмета за резолюция.

Отразяване на резолюциите в регистрационно-контролната карта (РКК)

Предаване на документите срещу подпис на изпълнителите.

Чл.60. Създаването, движението на документите и основните деловодни операции по изходящите и вътрешните документи се осъществява при следната последователтост:

Съставяне на проектодокумента.

Вътрешно съгласуване.

Подписване.

Предаване на документите в деловодството за регистрация.

Обработка сканиране и изпращане на документите по предназначение.

Запазване на оригиналите и класирането им в папка по регистрационната схема.

Отразяване на изпълнението в регистрационната контролна карта в деловодната система и снемане от сроков контрол.

Раздел ІІ

Организация на работата при деловодното обработване

на входящата документация

Чл.61. Всички входящи документи, адресирани до район “Панчарево”, се получават в деловодството, пристигайки:

а) чрез „Акстър Комуникатор“

б) по разменната поща;

в) по пощата;

г) по куриер;

д) по факс;

е) по електронна поща;

ж) на ръка.

Чл.62. При получаване на входящата кореспонденция деловодителите извършват обработка на документи в зависимост от начина на нейното получаване:

1.Писма получавани чрез „Акстър Комуникатор“:

а) Деловодителите в района регистрират в деловодната система получената кореспонденция чрез „Акстър Комуникатор“, и след резолиране от Кмета на Района същата се разпределя и вписва в опис за връчване на адресатите.

2.Писма получавани чрез и ТП „Български пощи“:

а) Със заповед на Кмета на Района са определени длъжностните лица, които имат право да получават и предават кореспонденция чрез ТП “Български пощи“.

б) Всеки работен ден в интервала 13-14 часа служител на пощенския клон в с. Панчарево предава в деловодството на района на упълномощено лице

кореспонденцията с опис срещу подпис.

в) Деловодителят вписва в описа и връща на служителите на куриерските фирми срещу подпис погрешно доставени писма.

г) Приетата кореспонденция се разпределя на: служебна, лична (когато върху плика пише лично или е написано само име, без длъжност, съгласно чл. 48, ал.1 от Закона за държавния служител) и друга – анонимна, т.е. без данни за подателя – име и/или адрес.

д) Деловодителят отваря плика със служебната кореспонденция, закрепя неподвижно всяко писмо към съответния плик и го регистрира в деловодната програма. Ако писмото е препоръчано, след подписване на обратната разписка деловодителят я ксерокопира и я прикрепя към писмото.

е) Личната кореспонденция се предава без да се отварят пликовете. Личната кореспонденция не се регистрира и описва.

ж) Анонимната кореспонденция не се отваря, не се регистрира и не се описва.

з) Така обработената в деловодството на района кореспонденция се предава на гл. специалист „Канцелария”, който я представя на кмета за резолиране.

и) Получаваните лично от съдебните служители /призовкари/ материали се получават срещу подпис ЕДИНСТВЕНО И САМО от юрисконсултите, които след това се представят в ЗАО за входиране.

й) Деловодителите носят отговорност за точността и пълнотата на описите и тяхното съхранение и при необходимост извършва справки за движението на документите.

3.Писма получавани от размяна с куриерите на районните администрации, администрацията на Столична община, общинските предприятия и общинските фирми, Областна управа и други ведомства:

а) Куриерът на района получава кореспонденцията чрез непосредствена размяна от СО, другите райони, общинските предприятия, ДНСК и други ведомства всеки работен ден от 11.00 ч. до приключване на размяната в помещението, разположено в сградата на ул. “Париж” № 3.

б) Куриерът попълва опис за получената кореспонденция с регистрационните индекси на кореспондента и я предава за регистриране на деловодителите.

в) Деловодителите в района регистрират в деловодната система получената кореспонденция, и след резолиране от Кмета на Района същата се разпределя и вписва в опис за връчване на адресатите.

г) Документите се предават от деловодството на ръководителите и служителите от деловодител с опис срещу подпис. Деловодителите връчват своевременно описаната служебна кореспонденция срещу подпис на съответния адресат - в рамките на работния ден или най-късно до 10.00 часа на следващия работен ден.

4.Кореспонденция получена по факс или на ръка:

     а) Деловодителите на района регистрират получената по факс или на ръка кореспонденция и я вписват в описа на входящата кореспонденция.

     б) Предаването на служебна кореспонденция, получена по факс или на ръка на съответния адресат става срещу подпис в рамките на работния ден или най-късно до 10.00 часа на следващия работен ден.

Чл.63. /1/ Всички входящи документи, освен посочените в чл.52,ал.3 задължително се регистрират в деловодната система с определен регистрационен индекс.

/2/ Регистрирането на входящи писма се извършва от деловодителите в деня на получаването им, като за всеки документ, подлежащ на регистрация, се съставя регистрационно-контролна карта в деловодната система. Данните за документа се попълват в определените полета, съгласно чл.52, ал.2. Входящият документ и всички приложения към него се сканират.

/3/ Когато във връзка с въпроса, засегнат в постъпилия документ, вече съществува преписка, входящият документ се свързва с нея.

/4/ При депозирането на документи на ръка, деловодителите извършват проверка на самоличността на депозиращия /упълномощеното лице/ и за съответствие на представените документи с документите, описани в заявлението, които са необходими за извършване на съответната услуга. В случай на липса или несъответствие между представените документи и описаните в заявлението, деловодителите отбелязват върху заявлението в какво се състои несъответствието. Абсолютно се забранява приемането на жалби, молби, заявления и др., които не се подават лично или чрез пълномощник.

/5/ При депозирането на копия от документи в районната администрация, приносителят собственоръчно изписва върху копията „Вярно с оригинала“, изписва имената си и се подписва. В случай, че документите се подават от трето лице, различно от заявителя, към преписката се прилага и пълномощно /нотариално, адвокатско/.

/6/ При регистрацията върху документа се поставя щемпел в горния ъгъл, попълва се регистрационния индекс с поредния номер, генериран от деловодната система и се вписват датата, месеца и годината с арабски цифри.

/7/ При депозирането на документ в районната администрация, приносителят получава на хартиен носител входящия номер, генериран от деловодната система.

/8/ Служителите подават молбите за ползване на платен годишен отпуск не по-късно от 5 работни дни преди датата на излизане, които се завеждат в системата, предават се на Кмета на Района за резолюция. Кметът на Района резолира получената молба до съответния пряк ръководител на желаещия да излезе в отпуск служител. Началникът на отдела организира среща със служителя, на която се уточнява периода на ползване на отпуск и кой ще го замества. Служителят оформя молбата си в „Човешки ресурси“ и я съгласува със съответния си ресорен ръководител. След съгласуването на молбата, същата се предава в деловодството за разрешение от Кмета на Района. Резолираните молби се предават в „Човешки ресурси за издаване на заповед за ползване на отпуск“. Издадените заповеди за ползване на отпуск се сканират в деловодната система и се предават на съответния служител.

Чл.64. /1/ Цялата входяща кореспонденция се предава на Кмета на района за резолюция.

/2/ Спешни документи се насочват незабавно от Кмета на района към съответния ресорен ръководител или изпълнител, като движението на документа се отразява в деловодната система и служителят получава документа с опис срещу подпис.

Чл.65. Резолюцията се поставя на входящия документ и съдържа:                        

   - Изпълнител;

   - Задача и срок на изпълнени;

   - Дата и подпис на резолиращия.

Чл.66 Пренасочването по компетентност на документи или искане за становище се извършва писмено - чрез резолюция и отбелязване в деловодната програма   до съответния компетентен служител.

Чл.67./1/ Когато с резолюции са посочени двама или повече изпълнители, първият е водещ изпълнител и е отговорен за изпълнението на цялата задача в определения срок, осъществявайки необходимата съгласуваност между служителите.

/2/ Документите, резолирани до двама или повече изпълнители, се размножават от деловодителите в съответния брой екземпляри съгласно резолюцията и се предават за изпълнение.

/3/ Вторият и следващите изпълнители са длъжни да изпратят становището си на водещия изпълнител в срок от три работни дни преди крайния срок.

/4/ Водещият изпълнител обобщава становищата и изготвя документа, който се парафира на лицевата страна на всички екземпляри от изпълнителя и подизпълнителя, при спазване на йерархията на длъжностите преди внасянето му за подпис от кмета.

Чл.68. /1/ Електронната поща на района се преглежда ежедневно от гл. специалист „Канцелария”.

/2/ Получените по електронната поща писма, заявления, сигнали и др., от които произтичат задачи за районната администрация, се разпечатват на хартиен носител. В деловодната програма се регистрират с индекс, съответстващ на кореспондента, като в полето „Коментар” се отразява, че са пристигнали по електронната поща и се предават на кмета за резолюция.

/3/ Покани за семинари и др. се разпечатват на хартиен носител и се предават на кмета на района.

Раздел ІІІ

Организация на работата, изготвяне и движение

на изходящите документи

Чл.69. Изходящи документи са:

Инициативни писма.

Отговори на входящи писма.

Съпроводителни писма.

Напомнителни писма.

Информация (справки);

Други;

Чл.70. Оформянето на изходящите писма се извършва съгласно утвърдени образци. Задължително се изписват пълните данни за адресата и точният му адрес.

Чл.71. Изходящите писма се изготвят в необходимия брой екземпляри съответстващ на получателите, както и един екземпляр за преписката, и един екземпляр за съхранение в деловодството.

Чл.72. /1/ Всички екземпляри от изходящите писма задължително се подписват от съставителя. Съгласува се от прекия му ръководител при спазване на йерархията на длъжностите, съгласно резолюцията.

/2/ Подпис се поставя с изписване на името и длъжността.

/3/ Към представения за подпис изходящ документ – отговор, задължително се прилага входящият (инициативен) документ, в отговор на който същият е изготвен, заедно с цялата преписка с приложения и вътрешни документи по този случай.

/4/ Изходящите писма, които имат приложения съдържат описание на приложенията и брой страници.

/5/ Изходящите документи се внасят за подпис от кмета от главния специалист „Канцелария”. След подписването им се предават в деловодството за обработка.

/6/ Изходящият документ заедно с приложенията се сканира, а за текущото съхраняване в деловодството остава само екземпляра на документа.

Чл.73. В условията на заместване документите, подписвани от кмета се подписват от заместник-кмет, на когото със заповед са делегирани съответните правомощия, като се поставя щемпел “За кмет” с изписване на името на заместник-кмета, полагащ подписа си, номерът и датата на заповедта за заместване.

Чл.74. /1/ Документи по гражданско състояние се подписват от секретаря на района, началникът на отдел „АИО”, от служителите в звено ЕСГРАОН и от служители в кметствата на района, на които със Заповед на кмета на СО е възложена функцията „Длъжностно лице по гражданско състояние”.

/2/ Удостоверяване верността на положените подпис и печат върху документи по гражданско състояние, издадени от служителите в района и кметствата, предназначени за ползване в чужбина, се извършва от началника на отдел „АИО” след изпращане на съответните спесимени в МВнР.

Чл.75. Регистриране на изходящи документи в деловодната система

/1/ При регистрирането на документите в деловодната система се използват утвърдени деловодни номера.

/2/ Когато изходящото писмо е първично (самостоятелно), то получава нов номер с индекс, сътветстващ на кореспондента.

/3/ Когато изходящото писмо е отговор на входящо или документът е свързан със съществуваща преписка, то индексът на изходящия документ е същият като на входящия. („Изходящ Към” – системата генерира подкарта със същия рег. индекс и поредния номер в скоби).

/4/ Ако изходящото писмо е във връзка със съществуваща преписка, но до друг адресат, индексът се съобразява с адресата и документът се извежда като „Изходящ свързан”.

/5/ След въвеждане на необходимите данни за документа в регистрационната карта, поставянето на печат върху подписа и щемпел с регистрационния индекс и датата върху хартиения носител, същият се сканира заедно с всички приложения.

Чл.76. Разпределяне на изходящи писма

а) След регистрацията в деловодната система единият екземпляр от изходящия документ, комплектован с приложенията (ако има такива), се изпраща на адресата.                

б) Един екземпляр от изходящото писмо /с изходящ №, дата, подпис и печат/ се връща на служителя подготвил писмото за съхранение. На същия служител се предава и обратната разписка за прилагане към писмото.

в) В зависимост от адресатите изходящите писма се разпределят от деловодителите за изпращане по пощата или с опис към куриерите на СО, поделенията или районите на СО. Изготвят се съответните описи, надписват се пликовете и се поставят в тях съответните писма.

г) В деловодството се създава и актуализира на хартиен носител база данни с адреси, телефони, факсове на районните администрации, на общински предприятия, общински фирми, държавни институции, ведомства и др. адресати, с които администрацията на района кореспондира.

Чл. 77. Изпращане на изходящи писма:

а) Писмата за адресати извън Столична община се изпращат посредством ТП „Български пощи“, като се предават на пощенския служител срещу опис при посещението му в деловодството всеки ден в интервала 13-14 часа.

б) Постъпилите в деловодството до 10.00 часа писма за Столична община и районите се изпращат чрез куриера на района същия ден.

в) Постъпилите писма след 10.00 часа се изпращат на следващия работен ден. В случай на спешност се организира незабавното им изпращане.

г) При необходимост от предаване на ръка на спешна служебна кореспонденция в СО или друго ведомство задължително се изисква входящия номер, с който документът е регистриран от получателя, за прилагане към преписката.

Чл. 78. Готови документи по заявления на граждани се получават от ЗАО лично или чрез пълномощник. На екземпляра, оставащ за съхранение в архив, получилият документа вписва текста „Получено на ръка”, името и фамилията си, датата и се подписва. Екземплярът се класира към съответното дело и в регистрационно- контролната карта се отразява датата на получаване.

Раздел ІV

Организация на работата по изготвяне, движение и съхранение на вътрешни документи

Чл. 79. /1/ Вътрешни документи са:

1.Организационно-разпоредителни документи: заповеди, договори, правилници, споразумения, протоколи от работа на работни групи и комисии;

2.Други документи, свързани с дейността на общата и специализирана администрация – докладни записки, доклади, досиета с документи свързани с договори, с обществени поръчки, преписки, констативни протоколи, приемо-предавателни протоколи, кореспонденция между структурните звена на района.

/2/ Молбите за отпуск се подават 5 /пет/ работни дни преди датата на ползване на отпуск.

/3/ Болничните листове се представят в срок от 2 /два/ работни дни от датата на тяхното издаване на Главен специалист “Човешки ресурси“.

Чл. 80. Всички изходящи документи (кореспонденция) се изготвят в съответния брой екземпляри спрямо кореспондентите и по един за деловодния архив и служителят, изпращащ документа.

Чл.81.При изготвяне на проекто-договори, доклади до СОС, споразумения, заповеди, отговори на жалби или заявления за достъп до обществена информация, задължително се съгласуват с юрисконсулт.

Чл.82.Всички документи от финансов характер се подписват и/или съгласуват със заместник-кмета по финанси и главния счетоводител съобразно правомощията им.

Раздел V

Организация на дейността, свързана с контрола по

спазване на сроковете

 

 

 

Чл.83. Информационната дейност, свързана с контрола по спазване на сроковете, се извършва от ресорните ръководители и включва следните дейности:

Регистриране на данните от документите, подлежащи на сроков контрол след тяхната обработка в деловодството и резолиране – извършва се вписване в поле “срок” в регистрационно-контролните карти. Данните за срока са посочени в самия документ или в резолюцията.

Периодично изискване на сведения от изпълнителите за хода и резултата от изпълнение на задачите.

Изготвяне на информационни справки за изпълнение на задачите.

Снемане от контрол на документи, задачите по които са изпълнени.

Чл. 84. /1/ Контролът по изпълнението на сроковете се осъществява от кмета, заместник-кметовете, секретаря, главния архитект.

/2/ Секретарят на района периодично представя на кмета справки за неизпълнените задачи по входящите, изходящите и вътрешните документи.

Чл.85. Обект на сроков контрол са задачи, произтичащи от:

Докуметни на Народното събрание, администрацията на Президента на РБ, Министерски съвет, Областен управител на София-град;

Заповеди на кмета на СО и решения на СОС, заповеди на кмета на район “Панчарево”;

Резолирани документи с посочен срок;

Входящи документи с посочен срок;

Вътрешни документи с посочен срок;

Изходящи документи, от които произтичат задачи за външни адресати;

Нормативно установените срокове.

Чл.86. Сроковете за изпълнение произтичат:

От конкретния срок, определен в документа.

От конкретния срок, определен в резолюцията.

Съгласно действащия АПК или специален закон, уреждащ дадената материя.

Чл.87./1/ Изпълнителите са длъжни да изпълняват възложените им задачи в срок, както и да сигнализират в случай на очертаващо се неизпълнение и закъснение.

/2/ Срокът може да бъде продължен при необходимост от ръководителя, който го е определил, като това се отразява в деловодната система, с изключение на посочените в чл.88 документи.

/3/ Снемането от сроков контрол се извършва от служителите в деловодството при регистриране на изходящия документ.

/4/ Приключването на работата по задачи, за които не се изисква изготвянето на вътрешни или изходящи документи, се извършва с поставяне на съответната резолюция върху документа, полагайки подпис и дата. Резолюцията се отразява и в регистрационната карта на документа в деловодната система и документът се насочва към деловодител за приключване.

Чл.88. Не се допуска удължаване на срока:

На документи, получени от Народното събрание, администрацията на Президента на РБ, съдилища, прокуратура, следствието.

За изготвяне на становища по проекти на нормативни актове на СОС, изпратени в районната администрация за съгласуване.

На документи, за чието изпълнение има нормативно определен срок.

Раздел VІ

Правила за изготвяне и утвърждаване на документи като заповеди, решения, договори и други

Чл.89. Всички проекти за:

административни актове (заповеди, решения и др.) издавани от кмета на   района;

договори, изготвени от структурните звена или предложени от трети лица;

заповеди по Закона за държавния служител и трудови договори по Кодекса на труда;

актове и наказателни постановления;

доклади до СОС от името на кмета

се представят за съгласуване и подпис на ресорния ръководител и юрисконсулт на района.

Чл.90. /1/ В изпълнение на своите правомощия, кметът на район “Панчарево” издава заповеди.

/2/ При отсъствие на кмета заповедите се подписват от упълномощения със Заповед негов заместник.

/3/ Заповедта съдържа:

регистрационен номер и индекс

дата

фактически и правни основания за издаване на заповедта

разпоредителна част (определят се права и/или задължения, необходимост от правни и фактически действия)

срок за изпълнение

лице, което трябва да отговаря за изпълнението на заповедта

длъжностните лица, които трябва да получат копие от заповедта.

/4/ Заповедите се оформят съгласно утвърден образец.

/5/ Всички подписани заповеди се класират в отделни папки, съгласно схемата на регистрационните индекси и се съхраняват в Деловодството.

Чл.91. /1/ Заповедите, издадени от кмета на район Панчарево, се регистрират и сканират в деловодната система „АКСТЪР-ОФИС“ от деловодителите, след което оригиналите на заповедите се съхраняват в Деловодството. Деловодителите връчват заповедите срещу подпис на служителите, посочени в заповедта

/2/ Заповедите и договорите по служебни и трудови правоотношения се връчват и съхраняват от гл. специалист “Човешки ресурси”.

/3/ Договорите, по които район „Панчарево” е страна, се съхраняват в отдели „Правно-нормативно обслужване и ЧР” и „Финанси и счетоводство“.

Раздел VІІ

Текущо запазване на документите

Чл.92. Входящата, изходящата и вътрешната кореспонденция, оригиналите на всички документи се съхраняват както следва:

/1/ Входящата кореспонденция, представляваща инициативен документ, въз основа на който се подготвя официален отговор се съхранява от изпълнителите, до предаването им в архив.

/2/ Единият оригинален екземпляр на всеки изходящ документ се съхранява в деловодството до предаването им в архив.

/3/ Вторият оригинален екземпляр от изходящия документ заедно с копие от приложенията, оригиналът на инициативния документ и цялата преписка с вътрешни документи, свързани с издаването на изходящия документ, се съхранява от изпълнителя т.е. съставителя на документа до предаването им в архив.

/4/ Оригиналите на всички организационно-разпоредителни документи посочени в чл. 79, т. 1 с оригиналните подписи на длъжностните лица подписали документа, заедно с инициативния документ и цялата създадена по този случай преписка се съхраняват в съответния отдел до предаването им в архив.

/5/ Всички други вътрешни документи, посочени в чл. 79, т. 2 заедно с цялата преписка се съхраняват от изпълнителя – съставил документа до предаването им в архив.

/6/ Досиетата с документи, свързани с договори за наем на жилищни имоти на територията на района се съхраняват от отдел „УОСЖФ и РКТД”;

/7/ Досиетата с документи, свързани с конкурси и сключени договори за отдаване под наем на нежилищни имоти, както и досиета на документи, свързани с обществени поръчки се съхраняват от отдел „ПНОЧР” до предаването им в архив.

/8/ Кадровите досиета на служителите по трудово и служебно правоотношение се съхраняват от гл. специалист „Човешки ресурси”.

/9/ Всички документи, отнасящи се до Отбранително –мобилизационна подготовка и управлението при бедствия, както и документите касаещи работата на Регионалния съвет за сигурност и УБ се съхраняват при старши експерта по ОМП и УБ.

Чл.93. За всяка съхранявана самостоятелна преписка схемата за подреждане е следната: най-отдолу се поставя инициативния документ, а върху него „с натрупване” и останалите по реда на тяхната регистрация.

Чл.94. Документите в деловодството се подреждат в хронологичен ред в папки със съответните индекси. Папките се съхраняват съгласно изискванията на Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ).

Чл.95. След приключване на календарната година, до края на месец юни на следващата година, съхраняваните в деловодството на района документи, се подготвят за предаване в районния архив, описани и групирани в папки по регистрационен индекс и в хронологичен ред, съгласно НРООЕСИДУАДОИ. Съставя се приемно-предавателен протокол, който съдържа броя на делата от всеки регистрационен индекс, както и данни за липсващи документи, ако има такива.

Чл.96. За изпълнение на дейността по запазване на документите в районния архив, кметът назначава със заповед постояннодействаща експертна комисия, функциите на която се определят съгласно чл. 10 от НРООЕСИДУАДОИ.

Чл.97.Назначен е на трудов договор и специалист в отдел „АИО”, който отговаря за цялостната дейност по приемане, описване, подреждане, съхранение и предоставяне за ползване на документите от архива.

Чл.98. Документите, съхранявани в деловодството и районния архив се използват от служителите при изпълнение на служебните им задължения, както и от външни потребители при спазване на разпоредбите и изискванията на Закона за достъп до обществена информация.

Чл.99. /1/ Организацията на работата с документи на хартиен носител, както и текущото и дългосрочното им съхранение се извършва съобразно изискванията на Закона националния архивен фонд и съответните Вътрешни правила.

/2/ Текущото съхранение и използване на документите се извършва от деловодството и включва класиране на тези преписки, работата по която е приключила и справки по тях.

/3/ Класиране на документите се осъществява съгласно номенклатурата на делата на СО и районите.

/4/ Архивното съхранение на документите включва:

- периодично изготвяне на предложения за определяне срока на съхранение или унищожаване на документите и изпращането им за утвърждаване в Държавен архив – гр.София.

-Справочна дейност.

/5/ На всеки 10 години документите, подлежащи на постоянно запазване се предават срещу разписка за предадените документи на Териториална дирекция Държавен архив – София с описи, технически обработени съгласно Наредбата за реда, за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

/6/ Изнасяне на оригинални документи от архива се допуска само ако са изискани по съответния ред от следствените, полицейски или съдебни органи.

/7/ Копия от архивирани документи по искане на граждани, се издават само срещу писмено заявление с указано основание за искането и правоспособност на заявителя.

/8/ При прекратяване на трудовото правоотношение с отговорника за архива, същият го предава с приемно-предавателен протокол на своя заместник или на прекия си началник до определяне на нов такъв.

/9/ Дейностите по предаването, съхранението и използването на документите в архива, редът за достъп, издаването и заверката на копия от документи и др. се регламентират във Вътрешни правила, изготвени от комисията по чл. 96.

/10/ Заверка „Вярно с оригинала” се поставя само върху копия на документи, чиито оригинални екземпляри се съхраняват и са на разположение в район „Панчарево”.

/11/ Контрол по съхранението на документите в архива се осъществява от секретаря на района.

Раздел VІІІ

Полагане и съхранение на печатите и щемпелите,

използвани в район „Панчарево”

Чл.100. Печатите се съхраняват и полагат само от служители, определени с изрична Заповед на кмета на района върху оригинални документи, както следва:

Печат с държавния герб и актовете, подпечатвани с него - от служителите, на които със Заповед на Кмета на Столична община е възложено изпълнението на функцията „Длъжностно лице по гражданско състояние”;

Печатът на Района и щемпелите за регистриране на входяща и изходяща кореспонденция се полагат от служителите в деловодството. Печатът се полага върху документи, подписани от Кмета на Района и определени с негова Заповед длъжностни лица.

При прекратяване на трудовите правоотношения на служители или при назначаването на нови, на които се възлага ползването на печати и щемпели, секретарят на района изготвя приемателно-предавателен протокол и го прилага към Регистъра на печатите и щемпелите.

Чл.101. Забранява се изнасянето на печатите извън служебните помещения.

Чл.102. Секретарят на района води регистър на печатите и упражнява контрол по състоянието и съхранението им.

Раздел IX

Работа с деловодната система „АКСТЪР-ОФИС”

Чл.103. /1/ Всеки служител на район „Панчарево” ползва персонална парола за достъп до деловодната система „АКСТЪР - ОФИС”.

/2/ Забранява се съобщаването или ползването на персоналните пароли на други служители.

Чл.104. Секретарят на района или началникът на отдел „АИО”, след като бъдат уведомени за назначаване на нови служители в районната администрация, провеждат обучение за работа с деловодната система на същите .          

Чл.105. Правата за достъп се определят съгласно длъжностните характеристики на служителите и с допълнително възложени задължения от ресорните ръководители.                    

Чл.106. Добавяне в структурата или промяна в правата за достъп на служителите се извършва от специалист „ИТ” поддържащ системата в следните случаи:

         - при назначаване на нов служител;

         - при преминаването на друга длъжност;

         - при писмено възлагане на допълнителни задължения от съответния ръководител.                    

Чл.107. Всеки ръководител своевременно насочва с резолюция          документите към съответния изпълнител или приключва същите.

Чл.108. Всеки служител е длъжен ежедневно да преглежда документите, насочени към него и да изпълнява качествено и в срок определените с резолюциите задачи.                    

Чл.109. След изпълнението на дадена задача (подписване на изходящия документ), служителят вписва бележки по изпълнението и насочва преписката чрез деловодната система към ръководителя си за приключване.                      

Чл.110. Когато ръководител или изпълнител получи документ, по който не се изисква изготвяне на отговор или от него не произтичат задачи, същият вписва в полето „Бележки” текста „За сведение” или „Към дело” и го насочва за приключване към съответния ръководител.      

Чл.111. При излизане в отпуск служителите могат да посочат свой заместник чрез менюта „Поглед”, „Заместване”, „Добавяне на заместник”, „Крайна дата”.        

Чл.112. При напускане всеки служител изготвя опис на неприключените преписки и в присъствието на ресорния заместник-кмет, главния архитект или секретаря на района ги предава на прекия си ръководител за ново резолиране.

Чл.113. Служителите в деловодството носят персонална отговорност за правилното регистриране, свързване и сканиране на документите.

Чл.114. Секретарят на района осъществява ежедневен визуален контрол на документооборота във връзка със своевременното отстраняване на допуснати пропуски.

Чл.115. /1/ При установяване на погрешно регистриран документ (неправилен индекс на кореспондента, липса на свързване при съществуваща преписка, липса на сканиран документ или приложения към него и др.), служителят, допуснал пропуска, е длъжен да го отстрани в най-кратък срок.

/2/ При регистриране на входящ документ с неправилен индекс се допуска анулиране на записа в деловодната система и нова регистрация, в случай, че документът все още не е резолиран или входящият номер не е получен от заявителя. В полето „Коментар” се отбелязва причината за анулирането и новият номер на документа.

/3/ Анулиране на запис на изходящ документ с неправилен индекс се допуска само ако всички екземпляри на хартиения носител все още се намират в администрацията и корекцията на индекса се нанася върху тях.

/4/ При регистриране на документ с нов входящ или изходящ номер при вече съществуваща преписка, се използва функцията „Късно свързване на документи” .

/5/ При липса на сканиран образ на документ или приложение към преписка, деловодителят, допуснал пропуска, незабавно набавя оригинала на липсващия документ и го сканира.

/6/ В края на всеки работен ден служителите в деловодството преглеждат регистрираните документи. При наличие на индекси, които не съответстват на кореспондента, но не могат да бъдат коригирани, служителите изготвят доклад до секретаря на района.

Чл.116. Всички служители са длъжни при констатиране на проблем в работата с деловодната система, да уведомят незабавно ресорния си ръководител и секретаря на района.

Чл.117. Секретарят на района предприема съответните мерки за разрешаването на проблемите с деловодната система „АКСТЪР-ОФИС”, в зависимост от тяхното естество.

Чл.118. Чрез деловодната система „АКСТЪР-ОФИС” се изготвят различни видове статистически справки по зададени критерии - брой регистрирани документи за определен период от време, селектирани по видове услуги, изпълнители, срокове и други.

Част трета

ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И РАБОТАТА С ДОКУМЕНТИ В КМЕТСТВАТА ОТ РАЙОН „ПАНЧАРЕВО“

 

Глава първа

Раздел І

Общи положения

Чл.119. Правилата уреждат организацията на обмена на документи на хартиен носител в кметствата в СО - Район “Панчарево” и имат за цел да осигурят унифицирано, бързо и качествено извършване на деловодните операции, куриерската дейност, включително и дейностите по сроковия контрол, както и да определят изискванията към служителите във връзка с деловодната дейност и съхраняването на документи.

Чл.120. Предмет на правилата са:

Създаването и оформянето на организационно-разпоредителни документи и общо-административните документи.

Организацията на работата с документите – приемане, разпределяне, регистриране, насочване, доставяне и запазване;

Информационна дейност и дейността, свързана със сроковия контрол;

Изисквания към служителите, свързани с деловодната дейност;

Регистриране, подреждане и съхраняване на документите в деловодството на съответното кметство.

Обработка и запазване на документи, съхранявани от служителите в кметството, на които е било възложено съставянето им.

Организация на работата с документи на хартиен носител, свързана с дейностите по административното обслужване на физически и юридически лица в кметството.

Работа с АКСТЪР-каса.

Чл.121. Правилата регламентират работата с входящата и изходящата документация.

Чл. 122. Кметствата в населените места на Район “Панчарево” извършват самостоятелна деловодна дейност – регистрират своя документооборот в Деловодна програма „Акстър – офис“. При извършване на административни услуги по гражданска регистрация и актосъставяне за различните видове удостоверения се води отделна номерация.

Чл.123. /1/ Служителите в кметствата осъществяват своята дейност съобразно:

Настоящите правила;

Идентификационната схема на документите от 01.01.2016 г. на Столична община за организация на информационно-деловодната дейност и работа с документи на хартиен носител свързани с административните дейности и с административно обслужване на физически и юридически лица в СО и районните администрации, утвърдена от Кмета на СО, наричана по-нататък «Схема на документите»;

Изискванията на Единната държавна система за деловодство;

Наредба за административното обслужване;

Заповеди относно административно-деловодната дейност, издадени от кмета на район “Панчарево”.

Изискванията на деловодната система „АКСТЪР-ОФИС” и „АКСТЪР- КАСА“ за регистриране и контрол на документите;

/2/ Специалистите АО в кметствата въвеждат и поддържат следната информация в деловодната система за документооборота и управление на документалния поток:

а) префикс, регистрационен индекс и пореден номер на входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция;

б) кореспондент, регистрационен индекс и дата;

в) описание (тип ) на документа;

г) информация за съдържанието („Относно”)

д) адресат;

е) резолюция;

ж) изпълнител;

з) срок на изпълнение (ако има такъв)

и) самите документи в сканиран вид, както и всички приложения към   тях.

/3/ Не подлежат на регистрация в деловодната програма следните документи:

         -Периодични печатни издания

         -Анонимни писма и сигнали

         -Финансово –счетоводни и статистически документи/регистрират

         се само придружителните писма към тях/

         -Лична кореспонденция.      

Чл.124. /1/ Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, се ръководят в своята дейност от нормативните разпоредби, утвърдените длъжностни характеристики, разпоредбите на Идентификационната схема на документите от 01.01.2016 г. на Столична община за организация на информационно-деловодната дейност и работата с документи на хартиени носители свързани с административните дейности и с административното обслужване на физически и юридически лица в столична общинска администрация и в районните администрации, утвърдена от Кмета на СО, и настоящите правила.

/2/ Категорично се забранява на длъжностните лица да запознават със съдържанието на служебни документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях, спазвайки принципа „Необходимо да знае.“      

    

Раздел ІІ

Основни изисквания към ръководството и служителите в кметствата във връзка с информационно-деловодната дейност

Чл.125. Кметовете и служителите в кметствата са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези Вътрешни правила.

Чл.126. Във връзка с правилното приемане, регистриране, движение и съхраняване на документите всички служители са длъжни:

След резолиране на преписката от кмета, същата незабавно се предава на определения служител за работа /изработва се от специалист АО/;

Да съхраняват комплектованите преписки, в резултат на които са изготвили документи и ги архивират в кметството в законоустановения срок.

Чл.127. Във връзка с подготовката и създаването на документите всички служители са длъжни да спазват утвърдените изисквания за съставянето им съгласно приложенията към настоящите вътрешни правила.

Чл.128. За осигуряване на правилното класиране и обвързване на преписките всички служители са длъжни:

На отделни редове в началото на всеки документ, по вече образувана преписка, да вписват номера на писмото, на което се отговаря – На Ваш № ...../дата и номера, под който преписката е регистрирана в деловодната система – Наш №.../дата;

В реквизит “Относно” на всеки изходящ документ да описват накратко основното съдържание на документа (това изискване не се отнася за писма с кратко съдържание);

Вписването на регистрационен индекс с входящ или изходящ номер се извършва само от служителите АО.

Глава втора

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ПРИ ДЕЛОВОДНОТО ОБРАБОТВАНЕ НА ВХОДЯЩА, ИЗХОДЯЩА И ВЪТРЕШНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Раздел І

Последователност на деловодните операции

Чл.129. Основните деловодни операции по входящата и изходяща документация се извършват от служителите АО при следната последователност:

Получаване и първоначална проверка на документите за окомплектованост, съгласно изискванията.

Регистриране на подлежащите на регистрация документи в деловодната система и поставяне на щемпел с регистрационния индекс и датата върху документа на хартиен носител.

Предоставяне на регистрираните документи на Кмета за резолюция.

Отразяване на резолюциите в регистрационно-контролната карта (РКК)

Изработване на съответния документ и предаването му на заявителя.

Приключване на преписката от кмета на кметството и архивирането й.

Чл.130. Създаването, движението на документите и основните деловодни операции по изходящите документи се осъществява при следната последователтост:

Съставяне на проектодокумента.

Подписване.

Кметовете приключват преписките. Предаване на документите на специалистите АО за регистрация.

Обработка сканиране и изпращане на документите по предназначение.

Запазване на оригиналите и класирането им в папка по регистрационната схема./Общите и по гражданско състояние/

Отразяване на изпълнението в регистрационната контролна карта в деловодната система и снемане от сроков контрол.

Раздел ІІ

Организация на работата при деловодното обработване

на входящата документация

Чл.131. Всички входящи документи, адресирани до кметството, се получават от специалисти АО пристигайки:

а) чрез ПП „Акстър“

б) по пощата;

в) по куриер;

г) по факс;

д) по електронна поща;

е) на ръка.

Чл.132. Специалистите АО предават незабавно на кмета на кметството получената кореспонденция за резолюция. При получаване на входящата кореспонденция служителите в АО извършват обработка на документи в зависимост от начина на нейното получаване:

1.Писма получавани чрез ПП „Акстър“:

а) Служителите АО на кметствата регистрират получената кореспонденция и я предават на кмета за резолюция.

2.Писма получавани чрез ТП „Български пощи“.

а) Длъжностните лица получават кореспонденцията и я завеждат в деловодната програма.

б) Всеки работен ден до 14 часа специалистите АО предават на служител на пощенския клон изходящата кореспонденция.

в) Получената кореспонденция се разпределя на служебна и лична.Лична кореспонденция е тази върху плика на която е поставен надпис „лично“. Анонимната кореспонденция /без данни за подател, име или адрес / не се завежда във програмата.

г) Служител от АО отваря плика със служебната кореспонденция, закрепя неподвижно всяко писмо към съответния плик и го регистрира в деловодната програма. Ако писмото е препоръчано , след подписване на обратната разписка, ксерокопира я и я прикрепя към писмото.

д) Личната кореспонденция се предава без да се отварят пликовете. Личната кореспонденция не се регистрира и описва.

е) Така обработената кореспонденция се предоставя на кмета за резолюция.

ж) Получаваните лично от съдебните служители /призовкари/ материали се получават срещу подпис и се завеждат в деловодната програма.

з) Специалистите АО носят отговорност за точността и пълнотата на описите и тяхното съхранение и при необходимост извършва справки за движението на документите.

3.Писма получавани от деловодството на районната администрация.

а) Длъжностно лице от съответното кметство получава коренспонденцията чрез непосредствена размяна в деловодството на район Панчарево всеки вторник и четвъртък.

б) Специалистите в ЗАО на районната администрация изготвят опис на кореспонденцията за съответното кметство, която се получава срещу подпис.

в) Получената чрез размяна кореспонденция се регистрира най-късно на следващия работен ден в деловодната програма на кметството.

4.Кореспонденция получена по куриер, факс, електронна поща

   или на ръка

а) Служителите АО на кметствата регистрират получената по куриер,   факс, електронна поща или на ръка кореспонденция и я предават на кмета за резолюция.

б) Резолираната служебна кореспонденция, получена по куриер, факс, електронна поща или на ръка се предава за работа най-късно до 10.00 часа на следващия работен ден.  

Чл.133. /1/ Всички входящи документи, освен посочените в чл.5, ал.3 задължително се регистрират в деловодната система с определения за кметството деловоден номер. За регистрация на документите в кметство Плана се използва нарочен дневник за това.

/2/ Регистрирането на входящи писма се извършва от служителите в деня на получаването им, като за всеки документ, подлежащ на регистрация, се съставя регистрационно-контролна карта в деловодната система. Данните за документа се попълват в определените полета, съгласно чл.23, ал.2. Входящият документ и всички приложения към него се сканират.

/3/ Когато във връзка с въпроса, засегнат в постъпилия документ, вече съществува преписка, входящият документ се свързва с нея.

/4/ При депозирането на документи на ръка, специалистът АО извършва проверка за съответствие на представените документи от заявителя с документите, описаните в заявлението, които са необходими за извършване на съответната услуга. В случай на липса или несъответствие между представените документи и описаните в заявлението, специалистът АО отбелязва върху заявлението в какво се състои несъответствието.

/5/При депозирането на копия от документи в кметството, приносителят собственоръчно изписва върху копията „Вярно с оригинала“, изписва имената си и се подписва. В случай, че документите се подават от трето лице, различно от заявителя, към преписката се прилага и надлежно пълномощно.

/6/ При регистрацията върху документа се поставя щемпел в горния ъгъл, попълва се регистрационния индекс с поредния номер, генериран от деловодната система и се вписват датата, месеца и годината с арабски цифри.

/7/ При депозирането на документ в кметството, приносителят получава на хартиен носител входящия номер, генериран от деловодната система.

Чл.134. /1/ Цялата входяща кореспонденция се предава на Кмета на кметството за резолюция.

(/2/ Спешни документи се насочват незабавно от Кмета към съответния изпълнител, като движението на документа се отразява в деловодната система.

Чл.135. Резолюцията се поставя на входящия документ:                        

- Изпълнител;

- Задача и срок на изпълнение;

- Дата и подпис на резолиращия.

Чл.136. /1/Пренасочването по компетентност на документи или искане за становище се извършва писмено - чрез резолюция и отбелязване в деловодната програма   до съответния компетентен служител.

/2/Пренасочването на документи от ръководител на отдел или направление до друг ръководител на отдел става само и единствено чрез резолюция на съответния ресорен ръководител.

/3/ Служителите от един отдел могат да пренасочват документи единствено и само чрез ръководителя на съответния отдел или направление.

Чл.137. /1/ Електронната поща на кметството се преглежда ежедневно от специалистите АО.

/2/ Получените по електронната поща писма, заявления, сигнали и др., от които произтичат задачи за кметството, се разпечатват на хартиен носител. Същите се регистрират в деловодната програма, като в полето „коментара“ се отразява, че са пристигнали по електронната поща и се предават на кмета за резолюция.

 

 

 

Раздел ІІІ

Организация на работата, изготвяне и движение

на изходящите документи

Чл.138. Изходящи документи са:

Инициативни писма.

Отговори на входящи писма.

Съпроводителни писма.

Напомнителни писма.

Информация (справки);

Други.

Чл.139. Оформянето на изходящите писма се извършва съгласно утвърдени образци. Задължително се изписват пълните данни за адресата и точният му адрес.

Чл.140. Изходящите писма се изготвят в необходимия брой екземпляри съответстващ на получателите, плюс екземпляр за съхранение в архива.

Чл.141. /1/ Всички екземпляри от подготвените за подпис изходящи писма задължително се подписват от съставителя.

/2/ Подписа се поставя с изписване на името и длъжността.

/3/Към представения за подпис изходящ документ – отговор, задължително се прилага входящият (инициативен) документ, в отговор на който същият е изготвен, заедно с цялата преписка с приложения и вътрешни документи по този случай.

/4/ Изходящите писма, които имат приложения съдържат описание на приложенията и брой страници.

/5/ Изходящите документи се внасят за подпис на кмета от специалиста АО.

/6/ Изходящият документ заедно с приложенията се сканира, а за текущото съхраняване в архива остава само екземпляра на документа със съответното оформление за приключване на преписката.

Чл.142. В условията на заместване документите, подписвани от кмета се подписват от упълномощения служител.

Чл.143. Документи по гражданско състояние се подписват от кмета или от съответния специалист АО, на които със заповед на смета на СО е възложена функцията „Длъжностно лице по гражданско състояние“. Съставените актове по гражданско състояние веднага се изпращат в районната администрация за съставяне на електронен еквивалент на акта, заедно с документите, послужили за съставяне на акта.

Чл.144. Регистриране на изходящи документи в деловодната система

При регистрирането на документите в деловодната система се използва утвърдения кореспондентски индекс.

/1/ Когато изходящото писмо е първично (самостоятелно), то получава нов номер.

/2/ Когато изходящото писмо е отговор на входящо или документът е свързан със съществуваща преписка, то индексът на изходящия документ е същият като на входящия. („Изходящ Към” – системата генерира подкарта със същия рег. индекс и поредния номер в скоби).

/3/ Ако изходящото писмо е във връзка със съществуваща преписка, но до друг адресат, индексът се съобразява с адресата и документът се извежда като „Изходящ свързан”.

/4/ След въвеждане на необходимите данни за документа в регистрационната карта, поставянето на печат върху подписа и щемпел с регистрационния индекс и датата върху хартиения носител, същият се сканира заедно с всички приложения.

Чл.145. Разпределяне на изходящи писма

а) След регистрацията в деловодната система единият екземпляр от изходящия документ, комплектован с приложенията (ако има такива), се изпраща на адресата.                

б) В зависимост от адресатите изходящите писма се разпределят от служителите АО за изпращане по пощата.

Чл. 146. Служителите АО изпращат изходящи писма, както следва:

а) Писмата за адресати извън Районната администрация се изпращат по пощата, като се предават на пощенския служител.

б) При необходимост от предаване на ръка на спешна служебна кореспонденция в СО, района или друго ведомство задължително се изисква входящия номер, с който документът е регистриран от получателя, за прилагане към преписката.

Чл. 147. Готови документи по заявления на граждани се получават от АО лично или чрез пълномощник. На екземпляра, оставащ за съхранение в архив, получилият документа вписва текста „Получено на ръка”, името и фамилията си, датата и се подписва. Екземплярът се класира към съответното дело и в регистрационно- контролната карта се отразява датата на получаване.

Раздел ІV

Организация на работата по изготвяне, движение и съхранение

на вътрешни документи

Чл. 148. Вътрешни документи са:

Организационно-разпоредителни документи: заповеди, договори, правилници, споразумения.

Други документи, свързани с дейността на кметството – докладни записки, доклади, преписки, констативни протоколи, приемо-предавателни протоколи.

Чл.149. /1/ Всички изходящи документи (кореспонденция) се изготвят в съответния брой екземпляри спрямо кореспондентите и по един за архива и за служителя, изпращащ документа.

/2/ Молбите за отпуск се подават 5 /пет/ работни дни преди датата на ползване на отпуск.

/3/ Болничните листове се представят в срок от 2 /два/ работни дни от датата на тяхното издаване на Главен специалист “Човешки ресурси“.

 

 

 

Раздел V

Организация на дейността, свързана с контрола

по спазване на сроковете

Чл.150. Информационната дейност, свързана с контрола по спазване на сроковете, се извършва от кмета на кметство и включва следните дейности:

Регистриране на данните от документите, подлежащи на сроков контрол след тяхната обработка в АО и резолиране – извършва се вписване в поле “срок” в регистрационно-контролните карти. Данните за срока са посочени в самия документ или в резолюцията.

Периодично изискване на сведения от изпълнителите за хода и резултата от изпълнение на задачите.

Снемане от контрол на документи, задачите по които са изпълнени.

Чл.151. Контролът по изпълнението на сроковете се осъществява от кмета на кметството.

Чл.152. Обект на сроков контрол са задачи, произтичащи от:

Докуметни на Народното събрание, администрацията на Президента на РБ, Министерски съвет, Областен управител на София-град;

Заповеди на кмета на СО и решения на СОС, заповеди на кмета на район “Панчарево”;

Резолирани документи с посочен срок;

Входящи документи с посочен срок;

Вътрешни документи с посочен срок;

Изходящи документи, от които произтичат задачи за външни адресати;

Нормативно установените срокове.

Чл.153. Сроковете за изпълнение произтичат:

От конкретния срок, определен в документа.

От конкретния срок, определен в резолюцията.

Съгласно действащия АПК или специален закон, уреждащ дадената материя.

Чл.154./1/ Изпълнителите са длъжни да изпълняват възложените им задачи в срок, както и да сигнализират в случай на очертаващо се неизпълнение или закъснение.

/2/ Срокът може да бъде продължен при необходимост от кмета, като това се отразява в деловодната система, с изключение на посочените в чл.155 документи.

/3/ Снемането от сроков контрол се извършва от служителите АО при регистриране на изходящия документ.

/4/ Приключването на работата по задачи, за които не се изисква изготвянето на вътрешни или изходящи документи, се извършва с поставяне на съответната резолюция върху документа, полагайки подпис и дата. Резолюцията се отразява и в регистрационната карта на документа в деловодната система и документът се насочва към служител АО за приключване.

Чл.155. Не се допуска удължаване на срока:

На документи, получени от Народното събрание, администрацията на Президента на РБ, съдилища, прокуратура, следствието.

За изготвяне на становища по проекти на нормативни актове на СОС, изпратени в кметството за съгласуване.

На документи, за чието изпълнение има нормативно определен срок.

Раздел VІ

Правила за изготвяне и утвърждаване на документи като заповеди, решения, договори и други

 

Чл.156. /1/ В изпълнение на своите правомощия съгласно ЗМСМА и кметът на кметство издава заповеди.

/2/ При отсъствие на кмета заповедите се подписват от упълномощеното лице.

/3/ Заповедта съдържа:

- регистрационен номер и индекс

- дата

- фактически и правни основания за издаване на заповедта

- разпоредителна част (определят се права и/или задължения, необходимост от правни и фактически действия)

- срок за изпълнение

- лице, което трябва да отговаря за изпълнението на заповедта

- длъжностните лица, които трябва да получат копие от заповедта.

/4/ Заповедите се оформят съгласно утвърден образец .

/5/ Всички подписани заповеди се класират в отделни папки, съгласно схемата на регистрационните индекси и се съхраняват от специалистите АО.

Раздел VІІ

Текущо запазване на документите

Чл.157. Входящата, изходящата и вътрешната кореспонденция, оригиналите на всички документи се съхраняват както следва:

/1/ Входящата кореспонденция, представляваща инициативен документ, въз основа на който се подготвя официален отговор се съхранява от специалистите АО, до архивирането им.

/2/ Единият оригинален екземпляр на всеки изходящ документ парафиран съгласно чл.20, т.1 и 2, се съхранява от специалист АО до архивирането им.        

Чл.158. За всяка съхранявана самостоятелна преписка схемата за подреждане е следната: най-отдолу се поставя инициативния документ, а върху него „с натрупване” и останалите по реда на тяхната регистрация.

Чл.159. Документите за архивиране се подреждат в хронологичен ред в папки. Папките се съхраняват съгласно изискванията на Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ).

Чл.160. След приключване на календарната година, до края на месец юни на следващата година, съхраняваните в АО в кметството документи, се номерират и архивират в хронологичен ред.

Чл.161. Документите, съхранявани в архива на кметството се използват от служителите при изпълнение на служебните им задължения, както и от външни потребители при спазване на разпоредбите и изискванията на Закона за достъп до обществена информация.

Чл.162. /1/ Организацията на работата с документи, както и текущото и дългосрочното им съхранение се извършва съобразно изискванията на Закона националния архивен фонд и съответните Вътрешни правила.

/2/ Текущото съхранение и използване на документите се извършва от служителите АО в кметствата и включва класиране на тези преписки, работата по която е приключила и справки по тях.

/3/ Във всяко кметство се оформя учрежденски архив, за който носи отговорност служителят по административно обслужване.

/4/ Класиране на документите се осъществява съгласно номенклатурата на делата на СО и районите.

/5/ Архивното съхранение на документите включва   справочна дейност.

/6/ Изнасяне на оригинални документи от архива се допуска само ако са изискани по съответния ред от следствените или съдебни органи, след писмено разрешение от кмета на кметството, като на тяхно място се поставят техни копия.

/7/ Копия от архивирани документи по искане на граждани ,се издават само срещу писмено заявление с указано основание за искането.

/8/ Заверка „Вярно с оригинала” се поставя само върху копия на документи, чиито оригинални екземпляри се съхраняват и са на разположение в съответното кметство.

/9/ Контрол по съхранението на документите в архива се осъществява от кмета на кметството.

Раздел VІІІ

Полагане и съхранение на печатите и щемпелите

 

Чл.163. /1/Печатите се съхраняват в метална каса. Печатите се полагат от служители върху оригинални документи, както следва:

-Печат с държавния герб и актовете, подпечатвани с него - от служителите, на които със Заповед на Кмета на Столична община е възложено изпълнението на функцията „Длъжностно лице по гражданско състояние”;

-Печатът на кметството се полага върху документи, подписани от кмета на кметството и от служителите-длъжностни лица по гражданско състояние в това им качество.

/2/Щемпели се полагат на входящата и изходящата кореспонденция от служителите в кметството.

/3/При прекратяване на трудовите правоотношения на служители или при назначаването на нови, на които се възлага ползването на печати и щемпели, кмета на кметството изготвя приемателно-предавателен протокол с отпечатък и го прилага към Регистъра на печатите и щемпелите.

Чл.164. Забранява се изнасянето на печатите извън служебните помещения.

Чл.165. Секретарят на района води регистър на печатите и упражнява контрол по състоянието и съхранението им.

Раздел ІХ

Работа с деловодната система „АКСТЪР-ОФИС”

Чл.166. /1/ Всеки служител в кметствата ползва персонална парола за достъп до деловодната система „АКСТЪР - ОФИС”

/2/ Забранява се съобщаването или ползването на персоналните пароли на други служители.

Чл.167. Секретарят на района или началникът на отдел „АИО”, след като бъдат уведомени за назначаване на нови служители в кметствата, провеждат обучение за работа с деловодната система на същите .          

Чл.168. Правата за достъп се определят съгласно длъжностните характеристики на служителите.

Чл.169. Добавяне в структурата или промяна в правата за достъп на служителите се извършва от специалист „ИТ” подържащ системата в следните случаи:

- при назначаване на нов служител;

- при преминаването на друга длъжност;

- при писмено възлагане на допълнителни задължения от съответния кмет.                    

Чл.170. Всеки кмет на кметство, след като е оформил документа, съгласно чл.141, своевременно насочва с резолюция документите до изпълнителя за приключване.

Чл.171. Всеки служител е длъжен ежедневно да преглежда документите, насочени към него и да изпълнява качествено и в срок определените с резолюциите задачи.                    

Чл.172. След изпълнението на дадена задача (подписване на изходящия документ), служителят вписва бележки по изпълнението и насочва преписката чрез деловодната система за приключване или приключва преписката.                      

Чл.173. Когато кмет или служител в кметство получи документ, по който не се изисква изготвяне на отговор или от него не произтичат задачи, същият вписва в полето „Бележки” текста „За сведение” или „Към дело” и го приключва.      

Чл.174. При напускане всеки служител изготвя опис на неприключените преписки и го предава на кмета на кметството.

Чл.175. Специалистите АО носят персонална отговорност за правилното регистриране, свързване и сканиране на документите.

Чл.176. Секретарят на района осъществява ежедневен визуален контрол на документооборота във връзка със своевременното отстраняване на допуснати пропуски.

Чл.177. /1/ При установяване на погрешно регистриран документ (неправилен индекс на кореспондента, липса на свързване при съществуваща преписка, липса на сканиран документ или приложения към него и др.), служителят, допуснал пропуска, е длъжен да го отстрани в най-кратък срок.

/2/ При регистриране на входящ документ с неправилен индекс се допуска анулиране на записа в деловодната система и нова регистрация, в случай, че документът все още не е резолиран или входящият номер не е получен от заявителя. В полето „Коментар” се отбелязва причината за анулирането и новият номер на документа.

/3/ Анулиране на запис на изходящ документ с неправилен индекс се допуска само ако всички екземпляри на хартиения носител все още се намират в кметството и корекцията на индекса се нанася върху тях.

/4/ При регистриране на документ с нов входящ или изходящ номер при вече съществуваща преписка, се използва функцията „Късно свързване на документи”.

/5/ При липса на сканиран образ на документ или приложение към преписка, служителят, допуснал пропуска незабавно набавя оригинала на липсващия документ и го сканира.

/6/ В края на всеки работен ден служителите преглеждат регистрираните документи. При наличие на индекси, които не съответстват на кореспондента, но не могат да бъдат коригирани, служителите изготвят доклад до кмета на кметството.

Чл.178. Всички служители са длъжни при констатиране на проблем в работата с деловодната система, да уведомят незабавно кмета на кметството и секретаря на района.

Чл.179. Секретарят на района предприема съответните мерки за разрешаването на проблемите с деловодната система „АКСТЪР-ОФИС”, в зависимост от тяхното естество.

Чл.180. Чрез деловодната система „АКСТЪР-ОФИС” се изготвят различни видове статистически справки по зададени критерии - брой регистрирани документи за определен период от време, селектирани по видове услуги, изпълнители, срокове и други.

Раздел X

Работа с „АКСТЪР – КАСА“

Чл.181. /1/ Всеки служител в кметствата ползва персонална парола за достъп до деловодната система „АКСТЪР - КАСА”.

/2/ Забранява се съобщаването или ползването на персоналните пароли на други служители.

Чл.182. Секретарят на района или началникът на отдел „АИО”, след като бъдат уведомени за назначаване на нови служители в кметствата, провеждат обучение за работа с деловодната система на същите .          

Чл.183. Правата за достъп се определят съгласно длъжностните характеристики на служителите.

Чл.184. Добавяне в структурата или промяна в правата за достъп на служителите се извършва от специалист „ИТ” подържащ системата в следните случаи:

- при назначаване на нов служител;

- при преминаването на друга длъжност;

- при писмено възлагане на допълнителни задължения от съответния кмет.

Чл. 185. /1/ Плащането на такси и услуги може да си извърши по на колко начина. При първият платецът заявява каква такса иска да плати, след което служителят създава заявка за плащане и активира процеса на плащане.

/2/ Вторият начин се базира на възможността за създаване на заявка за плащане на таска и услуга чрез АКСТЪР – офис, а самото плащане да се извършва от АКСТЪР-каса.

Чл. 186 /1/ За плащания на такси, за които не е предвидено събирането на ДДС се отпечатва приходен касов ордер или приходна квитанция. Същите се отпечатват в два екземпляра – един за платеца и един за отчет.

/2/ За услуга за която е предвидено такса със ДДС задължително се отпечатва фактура.

/3/ За плащания по приходен ордер, приходна квитанция и фактура, върху документа издаван за платеца се поставя подпис и на служителя и печат на кметството.

Чл. 187. В края на всеки работен ден служителят изготвя дневен отчет за събраните такси, към който се прикрепят вторите екземпляри от издадените приходни ордери, приходни квитанции или фактури.

Чл. 188. Ежемесечно до 27 – мо число в отдел „Финансово-счетоводен“ на Район „Панчарево“ се представя отчет на събраните финансови средства, придружени с дневните отчети към които са прикрепени вторите екземпляри от издадените приходни ордери, приходни квитанции или фактури.

Част четвърта

 

ПРАВИЛА

ЗА ДЕЙНОСТТА НА ОТДЕЛИ

 

„Устройство на територията и кадастър“,

 

„Инженерна инфраструктура,

благоустройство и екология“,

 

„Контрол по строителството“

Раздел I

Общи положения

 

Чл. 189. С настоящите правила се определя организацията, редът на дейността и функциите на отдели: „Устройство на територията и кадастър“, „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология“ и „Контрол по строителството“, за по-кратко в текста наричани „УТК“, „ИИБЕ“ и „КС“.

Чл. 190. Главен архитект на район „Панчарево“:

/1/ Съгласно утвърдената структура на район „Панчарево“, главният архитект ръководи отделите „УТК“, „ИИБЕ“ „КС“.

/2/ При осъществяване на ръководство и контрол върху посочените отдели, главният архитект подпомага с дейността си кмета на Района.

/3/ Главният архитект ръководи, кординира и контролира дейностите по устройственото планиране, проектиране и строителство на територията на района, в съответствие с изискванията на ЗУТ и действащите нормативни актове. Главният архитект е административен орган по смисъла на Закона за устройство на територията /ЗУТ/ и издава индивидуални административни актове, в рамките на делегираните му правомощия от главния архитект и Кмета на СО.

/4/ Главният архитект е председател на районния експертен съвет по устройство на територията

/5/ Главният архитект изготвя становища за делби на поземлени имоти във връзка с чл. 201 от ЗУТ в съответствие с чл. 19 от ЗУТ.

Чл. 191. Началникът съответно на отдел „УТК“, „КС“, „ИИБЕ“:

/1/ Организира, контролира и ръководи дейността и работата на съответния отдел и я съгласува с другите отдели в районната администрация.

/2/ Присъства на оперативни съвещания с кмета и ръководството на района, докладва за ниво на изпълнимост на поставени задачи, изготвя доклади за дейността и работата на повереният му отдел за определен период от време /тримесечни, шестмесечни и пр./, изготвя справки, следи за спазване на работното време и трудовата дисциплина на служителите от отдела.

/3/ Възлага и разпределя работата на служителите си, като персонално следи за изпълнението на всички задачи, в т.ч. и за административните срокове на изпълнението.

/4/ При констатирани трудности, нередности или проблеми, настъпили в дейността и работата на съответния отдел, информира ръководството и предлага начини за решаването им.

/5/ Изпълнява всички заповеди, правила, правилници и писмени регламенти, утвърдени от кмета на район „Панчарево“.

Чл. 192. Отдел „Устройство на територията и кадастър“:

/1/ Отдел „УТК“ е подчинен на заместник-кмета и е под методическото ръководство на главния архитект на района.

/2/ Издава удостоверения за факти и обстоятелства за съществуващи сгради на територията на Района.

/3/ Провежда процедури по обявяване на подробни устройствени планове.

/4/ Окомплектова и изпраща за нанасяне преписки за промени в регулационни планове.

/5/ Издава справки по кадастъра и подробните устройствени планове.

/6/ Извършва промени и допълнения по административната карта на Района.

/7/ Подготвя инвестиционни проекти за одобряване от гл. архитект след негово разпореждане.

/8/ Подписва протоколи за откриване на строителна площадка и даване на строителна линия и ниво.

/9/ Поддържа информационна система по подробните устройствени планове.

/10/ Съхранява оригинали и копия на всички налични кадастрални и регулационни планове и техните изменения.

/11/ Подготвя заповеди по чл. 13, ал. 4, 5 и 6 и удостоверения и скици по чл. 13 ППЗСПЗЗ.

/12/ Попълва опис на имота в молби-декларации за обстоятелствени проверки.

/13/ Подготвя документи за издаване на визи за териториите и категорията строежи, за които гл. архитект на района издава разрешения за строеж.

/14/ Подготвя удостоверения във връзка с извършвани обстоятелствени проверки и по повод на заведени съдебни дела.

/15/ Подготвя преписки по чл. 15 и чл. 17 от ЗУТ.

/16/ Издава удостоверение за идентичност на имоти по кадастрални и регулационни планове.

/17/ Разглежда преписки от НАГ за обявяване на разрешения за строеж и заповеди към тях.

/18/ Обработва преписки по чл. 190 – 194 от ЗУТ.

/19/ Заверява служебната страница на декларацията по чл. 14 от ЗМДТ.

/20/ Подготвя отговори по поставени въпроси от граждани и юридически лица относно действащите регулационни и кадастрални планове.

/21/ Подготвя документи за разглеждане и допускане на искания за изменение на регулационни планове, измененията, на които са в правомощията на гл. архитект на района.

/22/ Изготвя справки по реституционни претенции и издава удостоверения за липса или наличие на реституционни претенции.

/23/   Издава удостоверения за градоустройствен статут на УПИ.

/24/ Изготвя и изпраща писма на граждани по повод заведени преписки.

/25/ Изготвя отчети и изпраща в СРДНСК на копия от издадени разрешения за строеж и актове за узаконяване.

/26/ Издава заверени копия от строителни книжа и документи от техническия архив.

/27/ Извършва справки в техническия архив и изпраща отговори на заявителите.

/28/ Подготвя екзекутивната документация за заверка от главния архитект – чл. 175, ал. 1 от ЗУТ.

/29/ Извършва огледи на строителни обекти, подлежащи на приемане.

/30/ Изготвя становище по чл. 210 от ЗУТ.

/31/ Издава удостоверения за факти и обстоятелства по ТСУ.

/32/ Организира участие на експерти в съвместното решаване на проблеми по ТСУ.

/33/ Разглежда преписки от НАГ за обявяване на ПУП, ИПРЗ, ИПР, ИПЗ и РУП по реда на чл. 128, ал. 3, чл. 130 от ЗУТ.

/34/ Кадастър и регулация:

Извършва услуги по подадени в АГКК заявления за поправка и попълване на кадастрални основи.

Изисква скици и схеми на имоти общинска собственост.

Изисква скици от АГКК за имоти общинска собственост, с цел актуализиране на АОС след заявяване.

Окомплектова преписки за отстраняване на непълноти и грешки за общински имоти в КККР и разписване на актове по уведомления от СГКК.

Изисква презаверки на скици от СГКК.

Съхранява копия от изисканите скици.

Изисква комбинирани скици по чл. 16 от ЗКИР за имоти, общинска собственост и други по заявка.

Изисква изготвяне на скица-проект при необходимост от изменение или корекция на КККР.

Извършва текущо попълване и промени на действащи кадастрални планове, въз основа на влезли в сила заповеди за реституция и други документи, които налагат тяхната промяна.

Извършва справки по КК за имоти, ползвани от Столична община и прави предложения за актуване.

Съгласно постигнатите договорености между Кмета на Район „Панчарево“ и Изпълнителния директор на АГКК, администрацията на Района приема заявления от граждани, които са изявили желание да получат скици на имотите си. Заявленията се подават в Района, внася се полагаемата се по закон такса за услугата и същите се предават в АГКК за изработване на скици на недвижимите имоти. Служителите от Отдела получават изготвените скици и ги предават на гражданите.

Чл. 193. Отдел „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология“:

/1/ Отдел „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология“ е под ръководството на заместник-кмет на район „Панчарево“ и е под методическото ръководство на главния архитект на района.

/2/ Главен инженер:

- ръководи, разпределя и контролира работата и изпълнението на проектите

- Съгласува и одобрява инвестиционни проекти за обекти от инженерната инфраструктура.

-   Разрешава строежа на обекти от техническата инфраструктура.

/3/ Инженерна инфраструктура :

Контролира извършването на планови и аварийни ремонти от страна на фирми, дружества и частни инвеститори на територията на района.

Планира и контролира ремонтите на пътната инфраструктура.

Планира и контролира строително-ремонтните дейности за общинските обекти.

/4/ Благоустройство и екология:

Организира процедури по преценяване на влиянието на околната среда на обекти, проекти и дейности, които не подлежат на задължителен ОВОС.

Води регистър за домашните любимци

Води регистър на пчелните семейства.

Води регистър на превозните средство с животинска тяга.

Изготвя актове при констатирани нарушения на Наредбата за изграждане, поддържане и опазване на зелената система на СО.

Упражнява контрол при поддържането на зелените площи на територията на района.

Чл. 194. Отдел „Контрол по строителството“:

/1/ Отдел „Контрол по строителството“ е под ръководството на заместник-кмет на район „Панчарево“ и е под методическото ръководство на главния архитект на района.

/2/ Контрол по строителството:

Упражнява контрол относно законността на строителството на територията на район „Панчарево“, в съответствие с одобрените строителни книжа.

Съставя и изпраща в Дирекция Общински строителен контрол констативни актове при установени нарушения.

Съставя актове за административни нарушения за спиране, забрана, ползване, премахване на строежи и премахване на преместваеми обекти.

Упражнява контрол по отношение изпълнението на заповедите на Кмета на СО във връзка със ЗУТ.

Участва в принудително изпълнение на заповедите на ДНСК.

Съставя констативни протоколи за строежи I, II и III категория и ги изпраща в ДНСК.

Организира проверки и подготвя административни преписки за освидетелстване на сгради, застрашени от самосрутване.

Раздел II

Организация на дейността на отдели „УТК“, „ИИБЕ, „КС“

Чл. 195. Извършване на административните услуги от отдели „Устройство на територията и кадастър“, „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология“ и „Контрол по строителството“:

/1/.Желаната услуга се регистрира в деловодството на района чрез заявление по образец с опис на необходимите документи за извършване на услугата, съгластно номенклатурата на услугите на Района.

/2/.Преписката се разпределя за работа в зависимост от своята специфика, на служителите в съответния отдел, посредством писмени резолюции.

/3/.При констатиране на недостатъчен обхват и съдържание на документацията, заявителят се уведомява писмено или устно, да представи необходимите документи. До представянето им се спира изпълнението на работата по преписката.

/4/.След изпълнение на преписката, включващо в зависимост от вида и допълнителни проверки по документи и на място, съгласувания и доклади, се изготвя изходящия документ по заявената услуга.

/5/.Заявителят се уведомява за размера на таксата, която трябва да заплати за получената услуга, съгласно Наредбата на Столична община.

/6/.Завителят получава лично, документите си от съответния служител в приемно време или от деловодството на Района, след представяне на   документ за самоличност или заверено пълномощно. В случай, че процедурата изисква съобщение/обявление на издадения документ, същият се получава след влизането му в сила.

/7/.След приключване на преписката, документацията се архивира съгласно изискванията на Закона за националният архивен фонд в архива на района. Индивидуалните административни актове се архивират в съответните регистри.

Част пета

 

ПРАВИЛА

ЗА ИЗДАВАНЕ НА АКТОВЕ ЗА ОБЩИНСКА СОБСТВЕНОСТ ОТ ОТДЕЛ „УПРАВЛЕНИЕ НА ОБЩИНСКАТА СОБСТВЕНОСТ И ЖИЛИЩНИЯ ФОНД, РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛ НА ТЪРГОВСКАТА ДЕЙНОСТ“ /„УОСЖФ и РКТД”/

Глава първа

Общи положения

Чл. 196. Настоящите правила уреждат вътрешния ред и организация, които отдел „УОСЖФ и РКТД“, отдел „ФС“, отдел „УТК“, отдел „ПНОЧР“ и отдел „АИО“ в район Панчарево са длъжни да спазват във връзка с процеса на актуване и деактуване на имоти общинска собственост, воденето на регистрите, изготвяне на справки за новоактуваните и отписаните от актовите книги общински имоти към отдел „ФС“ за тяхното счетоводно отразяване.

Чл.197. Целта на тези правила е да регламентират задълженията и отговорностите на служителите по отделите, сроковете и изискванията към формата и съдържанието на съответните документи, както и реда на тяхното съставяне, съгласуване, подписване и съхраняване спазвайки Закона за общинската собственост, Наредба за общинската собственост на СОС, Наредба № 8/17.12.2009 г. за утвърждаване на образците на актове за общинска собственост, на досие на имот- общинска собственост и на регистрите предвидени в Закона за общинска собственост и за определяне реда за съставянето, воденето и съхраняването им, Закона за местните данъци и такси, Закон за местното самоуправление и местната администрация.

 

Глава втора

Раздел І

Актуване на имоти общинска собственост

 

Чл. 198. Отдел „УОСЖФ и РКТД“ в район Панчарево има следните основни функции и задачи с оглед съставянето на актовете за общинска собственост и отразяването на промените в тях:

  1. съставя актове за общинска собственост на имотите, отбелязва действията по управлението и разпореждането с тях, както и отписването на имотите от актовите книги.
  2. поддържа спомагателен и главен регистър за публичната общинска собственост.
  3. подържа спомагателен и главен регистър за частната общинска собственост.
  4. съставя и поддържа досие на всеки общински имот по образец, утвърден от министъра на регионалното развитие и благоустройство и министъра на правосъдието.
  5. съставя нови актове за общинска собственост при:

       а/ при промяна характера на собствеността от публична в частна или обратно

       б/ при възникване на обстоятелства описани в чл. 59 от Закона за общинската собственост

  

 

Раздел ІІ

Необходими документи за изготвяне на актове за общинска собственост

 

Чл. 199. За съставяне на АОС са необходими:

-Актуална скица, схема на имота /поземлен имот, сграда, обект, подобект/;

-Комбинирана скица за пълна и частична идентичност, когато имота попада в регулационен план на дадено населено място и урбанизирани територии;

-Удостоверение за наличие или липса на реституционни претенции;

-Други документи, доказващи собствеността на общината /ако има такива, съхранявани в отдел „УТК” и др./;

        

         Раздел ІІІ

Ред за изготвяне на актове за общинска собственост

        

Чл.200. Актуване на имоти, извън регулация и земеделски имоти

         а/ за имоти, попадащи в урбанизирани територии и план на новообразувани имоти /ПНИ/

        - преписката се комплектова от старши експерт от отдела, за имоти за които има по-рано съставени АОС и при влязла в сила кадастрална карта с копие от АОС и скица и се заявява служебно на старши експерт отдел „УТК” за изготвяне на писмо с искане на скица от кадастрална карта от СГКК. Писмото се съгласува от началник отдел „УТК“, началник отдел „УОСЖФ и РКТД“ и след подпис от Кмет на район се извежда чрез деловодната система и се завежда в СГКК от старши експерт „УТК“ в едноседмичен срок. След изготвяне на скица от СГКК и получаването от ст.експерт “УТК“ същата се завежда в деловодството в района и след резолюция от Кмета на района, се предоставят служебно на старши експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД“, който проверява документите и изготвя АОС;

          - в случай че няма съставен АОС и е установено, че процедурите по §4 от ПР на ЗСПЗЗ са приключили със заповед – отказ за придобиване правото на собственост за ползвателя, гл. специалист отдел „УТК“, отговарящ за съответното село окомплектова необходимите справки и документи и заявява служебно на старши експерт отдел „УТК” за изготвяне на писмо с искане на скица от кадастрална карта от СГКК. Писмото се съгласува от началник отдел „УТК“, началник отдел „УОСЖФ и РКТД“ и след подпис от Кмет на район се извежда чрез деловодната система и се завежда в СГКК от старши експерт „УТК“ в едноседмичен срок. След изготвяне на скица от СГКК и получаването от ст. експерт “УТК“, същата се завежда в деловодството в района и след резолюция от Кмета на района окомплектована с документите предоставени от гл.специалист „УТК“ се предоставят служебно на старши експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД“, който ги проверява и изготвя АОС;

         б/ за имоти – земеделски земи – при влязла в сила кадастрална карта, старши експерт от отдела предоставя копие от АОС и скица от КВС заявява служебно на старши експерт отдел „УТК” за изготвяне на писмо с искане на скица от кадастрална карта от СГКК. Писмото се съгласува от началник отдел „УТК“, началник отдел „УОСЖФ и РКТД“ и след подпис от Кмет на район се извежда чрез деловодната система и се завежда в СГКК от старши експерт „УТК“ в едноседмичен срок. След изготвяне на скица от СГКК и получаването от ст.експерт “УТК“, същата се завежда в деловодството в района и след резолюция от Кмета на района, се предоставят служебно на старши експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД“, който проверява документите и изготвя АОС;

         в/ за имоти – общинска собственост съгласно чл. 19 от ЗСПЗЗ по приложение №1/11 към раздел I, т.1 от Протоколно решение № 3/15.12.2010 г, одобрено със Заповед № РД-03-0010/12.01.2011 г. на Директора на ОД „Земеделие“, гр. София, след получаване на скици от СГКК служебно от СО се изготвят АОС с посоченото основание заедно със съпроводително писмо за утвърждаване от старши експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД“ проверяват се и се подписват от началник отдела. Представят се за подпис от Кмет на района и след извеждане през деловодната система се изпращат в СО за утвърждаване.

Чл.201. Актуване на имоти в регулация

         а/ за имоти и сгради в регулация – общинска собственост при влязла в сила кадастрална карта, старши експерт в отдел „УОСЖФ и РКТД“ предоставя копия от съставени АОС за общинските имоти на отдел „УТК. Отговарящия гл. специалист на населеното място в отдел „УТК“ дава справка за настъпили промени по регулация и налични архитектурни проекти. Ст. експерт отдел „УТК” изготвя писмо за издаване на скици от СГКК, а за сградите при необходимост писмо до ГИС София за изработване на схеми за нанасяне в кадастрална карта. Същите се съгласуват от началник отдел „УТК“ и началник отдел „УОСЖФ и РКТД“. След получаване на скици от СГКК и комбинирани скици от ГИС-София, старши експерт „УТК“ представя преписката в отдел „УОСЖФ и РКТД“ за издаване на АОС.

         б/ при градоустройствени процедури по изменение на ПУП, по инициатива на заинтересовани лица или служебни изменения, касаещи общински имоти, същите подават искане до Кмета на района чрез деловодството, съгласно бланка-образец ТС-25. Отдел „УТК” предоставя необходимата информация в деловодството за получаване от гражданите. Заинтересованите лица подават заявление /бланка-образец ОС – 4/ с приложени необходимите документи. Старши експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД” заявява скици от СГКК /при необходимост и комбинирани скици от ГИС-София/ служебно чрез старши експерт от отдел „УТК“, който изготвя писма до СГКК и ГИС София. Същите се съгласуват от началник отдел „УТК“ и началник отдел „УОСЖФ и РКТД”, представят се за подпис от Кмет на района и се извеждат чрез деловодство. След получаване на скиците, старши експерт „УТК“ окомплектовани ги предоставя в отдел „УОСЖФ и РКТД“. Ст. експерт в отдела изготвя АОС и съпроводително писмо и след съгласуване с началник отдела ги представя за подпис на Кмета на района. Извеждат се през деловодната система и се изпращат в СО.

         в/ При представяне на договор, с който е придобит имот по разпоредителна сделка след решение на СОС, старши експерт в отдела комплектова досие за съставяне на АОС, ако е необходимо и по служебен път изисква актуализация от отдел „УТК“.

         г/ началник отдел „УОСЖФ и РКТД” участва в работни групи, сформирани от началник отдели „УТК”, „КСКР“, главен инженер и отдел „ПНОЧР” за проверка и контрол по отстраняване на непълноти и грешки за общински имоти в кадастрална карта и кадастрални регистри и получените уведомления за отстраняване на такива касаещи общински имоти .

Чл.202.Утвърждаване и вписване на АОС

         а/ Одобрените от Кмета на района АОС, със съпроводителни писма през деловодната система се изпращат по разменната поща до СО.

         б/ Получените утвърдени АОС се комплектоват от ст. експерт от отдел „УОСЖФ и РКТД” със заверени копия от скиците към тях и с придружително писмо, съгласувано от началник отдела и подписано от Кмета на района се извеждат през деловодната система на района. Ст. експерт от отдела, в 7-дневен срок след утвърждаването на АОС от Столична община, ги внася на ръка с входящ номер в Агенция по вписванията /АВ/ за вписването им.

         в/ За вписаните АОС се изготвят описи по номер на АОС и населено място, АОС се сканират в PDF файлове, записват се на магнитен носител от старши специалист от отдел „УОСЖФ и РКТД“ и със съпроводително писмо, съгласувано от началник отдела, подписано от Кмета на района и изведено през деловодната система се предоставят на старши експерт „УТК“ за вписване в СГКК.        

         г/ За вписаните АОС по чл. 19 от ЗСПЗЗ се изготвят описи по номер на АОС и населено място, АОС се сканират в PDF файлове, записват се на магнитен носител от старши екперт от отдел „УОСЖФ и РКТД“ и със съпроводително писмо, съгласувано от началник отдела, подписано от Кмета на района и изведено през деловодната система се предоставят на старши експерт „УТК“ за вписване в СГКК.        

Чл. 203. Предоставяне на информация за новосъставен акт за общинска собственост до отдел ФС за отразяване в счетоводните книги

         а/ Старши експерт или старши юрисконсулт от отдел „УОСЖФ и РКТД“ изготвя до 10-то число на тримесечието справка в табличен вид, в която са отразени номерата на новосъздадените актове номера, на предходни такива или договор в случай на разпоредителна сделка, окомплектова се с копие от АОС и договори при разпоредителни сделки.

          б/ Писмото се подписва от началник отдел „УОСЖФ и РКТД” и чрез деловодната програма по вътрешна поща се предоставя на отдел „ФС”.

Чл. 204. Водене на главните регистри за публична и частна общинска собственост.

         а/ При съставяне на АОС старши експерт „УОСЖФ и РКТД” го описва в спомагателен регистър, в който са вписани обстоятелствата, които се съдържат и в главния регистър.

          б/ След утвърждаване на всеки АОС, данните и обстоятелствата в него се вписват в зависимост от характера на собствеността в главния регистър за публична общинска собственост или в главния регистър за частна общинска собственост от старши експерт или старши юрисконсулт отдел „УОСЖФ и РКТД”.

          в/ Ежемесечно специалист от ГИС София отразява, поддържа и изготвя регистрите за АОС на магнитен и хартиен носител, след вписване в Агенция по вписванията /АВ/.

Чл. 205.   Съставяне, водене и съхранение на изготвените АОС и досиета на общински имоти.

          а/ За всеки общински имот се съставя досие по образец утвърден от министъра на МРРБ и министъра на МП.

          б/ Началник отдел, старши експерт, старши юрисконсулт от отдел „УОСЖФ и РКТД” прилагат към досието копие от АОС и всички документи послужили за съставянето му, както и документи удостоверяващи възникването, изменението и прекратяване правото на собственост на общината, предоставени права на трети лица, други данни за имота, скици.

          в/ При установяване на допусната явна фактическа грешка след съставяне на АОС, отстраняването и се извършва с АОС за поправка по процедура предвидена наредба № 8.

          г/ Предходно съставени АОС не подлежат на унищожаване и копия от тях се прилагат към досиетата на новосъздадените.

          д/ Началник отдел, старши експерт, старши юрисконсулт съхраняват безсрочно в отдел „УОСЖФ и РКТД” актовете за общинска собственост, досиетата към тях и регистрите.

 

Глава трета

Деактуване на имоти общинска собственост

Раздел I

Процедура по отписване

 

Чл. 206. Процедура по отписване от актовите книги на общински имоти, за които основанието е отпаднало или са неправилно актувани се извършва след постъпило писмено искане от заинтересованата страна.

          а/ Старши експерт от отдела разглежда постъпилото искане от собственика с приложени всички документи /договори, нот.актове, решения на ПК, заповеди за отмяна на отчуждаване и др./, доказващи, че правото на собственост на общината е отпаднало или погасено.

        б/ комплектова преписка с копие от съответния АОС и основания за съставянето му.

          в/ изготвя писмо със становище по искането до Кмета на СО, което се съгласува от началник отдела и след подпис от Кмета през деловодната система комплектованата преписка се изпраща в СО за процедиране /чл.64 от ЗОС/;

         г/ след получаване на Заповед от Кмета на Столична община старши експерт или старши юрисконсулт отразява в графа „Забележка” на АОС, промените и изпраща със съпроводително писмо АОС за утвърждаване в СО.

          д/ след получаване от СО на АОС с утвърдените забележки същите се отразяват в регистрите и се прибират в досието на акта.

  

Раздел II

Предоставяне на информация към отдел ФС за отразяване в счетоводните книги на отписаните от актовите книги

за общинска собственост имоти

 

Чл. 207. След получаване на Заповедта от Кмета на СО за отписване от актовите книги на общинския имот до десето число на тримесечието, старши експерт или старши юрисконсулт изготвят справка в табличен вид за отписаните общински имоти с посочени основания окомплектовани с копие от документите.

Чл. 208. С писмо подписано от началник отдел „УОСЖФ и РКТД” по вътрешна поща през деловодната система представят справката в отдел ФС за отразяване.

Чл. 209. Текущото изпълнение и контрол върху осъществяваната от отдел „УОСЖФ и РКТД” дейност по актуване и деактуване на общинските имоти, в т.ч. вписване в нормативно определения срок на утвърдените от Кмета на СО АОС в Агенция по вписванията, както и своевременното вписване в главните регистри за общинска собственост на района на съставените АОС се извършва от секретаря на района.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

  • 1. Настоящият правилник влиза в сила от датата на утвърждаването му от Кмета на Район „Панчарево”.
  • 2. Изменения и допълнения на настоящия устройствен правилник се извършват по реда на приемането му.
  • 3. Настоящият правилник отменя УСТРОЙСТВЕН ПРАВИЛНИК НА РАЙОН„ПАНЧАРЕВО”, утвърден на 10.09.2012г.
  • 4. Настоящият правилник отменя Вътрешните правила за организация на на информационно-деловодната дейност и работата с документи на хартиен носител, свързани с административните дейности и с административното обслужване на физически и юридически лица в район „Панчарево“, утвърдени на 17.12.2014 г. от Кмета на района.
  • 5. Настоящият правилник отменя Вътрешните правила за организация на на

информационно-деловодната дейност и работата с документи на хартиен

носител и електронен носител в кметствата в район „Панчарево“, утвърдени на

05.03.2015 г. от Кмета на района.

  • 6. Настоящият правилник отменя Вътрешните правила за дейността на отдели „Устройство на територията“, „Инженерна инфраструктура, благоустройство и екология“ и „Контрол по строителството, кадастър и регулация“, утвърдени 2015 г. от Кмета на район „Панчарево“.
  • 7. Настоящият правилник отменя Вътрешните правила за издаване на Актове за общинска собственост от отдел „Управление на общинската собственост и жилищния фонд и регистрация и контрол на търговската дейност”, утвърдени на 21.04.2015 г.

 

ПРАВИЛНИК

 

Столична община - Район Панчарево ©2017

Дизайн и разработка Комтехсис